Exemplu de umplere a fișei de timp de lucru. Cum să completați corect o fișă de pontaj: eșantion și recomandări. Cât timp poate fi stocat un document, inclusiv. la întreprinderile periculoase

Fiecare organizație trebuie să țină evidența zilnică a prezenței angajaților la locurile lor de muncă, pentru aceasta, departamentul de resurse umane folosește o formă unificată de fișă de pontaj în formularul T-13; Vă permite să înregistrați prezența, întârzierea și absența acestora, motivele pentru care pot apărea din diverse motive, atât valide, cât și nevalide. Pe baza datelor din fișa de pontaj de la sfârșitul lunii, departamentul de contabilitate calculează salariile angajaților, în special pentru acei angajați ale căror salarii se bazează pe timpul în care sunt prezenți la locul de muncă.

Fișa de pontaj se îndeplinește rol importantîn funcționarea întreprinderii, de la înregistrarea prezenței angajaților la locul de muncă până la calcularea salariului acestora. Fiecare eveniment are propriul cod special, care poate reflecta ora zilei de lucru, boala, călătoria de afaceri, vacanța, inclusiv întârzierea și absența angajatului de la serviciu. În plus, acest document vă permite să urmăriți normele săptămânii de lucru și să faceți anumite ajustări ale procesului de lucru.

Astfel, pe baza datelor din buletinul de calificare, managerul poate lua anumite decizii privind schimbarea săptămânii de lucru a angajatului dacă există ore suplimentare, acest lucru se poate întâmpla destul de des cu un program flexibil sau înlocuirea unui angajat bolnav; De asemenea, pe baza datelor din buletinul de calificare, puteți lua o decizie atât cu privire la bonusuri și stimulente pentru angajat, cât și cu privire la amortizarea și impunerea de penalități.

Vă rugăm să rețineți că prima parte a foii de pontaj, pentru prima jumătate a lunii, este depusă la departamentul de contabilitate pentru a calcula avansul. salariile, iar pe baza unei foi de pontaj completate complet, se face un calcul complet al salariilor.

Exemplu de completare a unei foi de pontaj

Foaia de pontaj poate fi completată în două moduri, ar trebui să alegeți cel mai convenabil și mai ușor de înțeles:

1. Datele sunt introduse zilnic - formularul indică date privind prezența angajaților la locul de muncă și absențe, dacă un astfel de fapt a fost detectat.
2. Datele sunt introduse în formular numai în cazul abaterilor de la valorile standardizate, de exemplu, dacă un angajat nu vine brusc la muncă, în acest caz se notează absența acestuia.

Desemnări în foaia de pontaj

Codul tipului de remunerare din foaia de pontaj

• Salariu și indemnizații de călătorie – 2000
• Plata către angajați în baza contractelor civile (redevențele nu sunt incluse) – 2010
• Plata de concediu – 2012
• Plata pentru invaliditate temporară – 2300

Umplerea eșantionului formularului T-13

Completarea foii de pontaj nu este deosebit de dificilă, selectați opțiunea de contabilitate care vă este convenabilă și introduceți datele și codurile corespunzătoare:

• ÎN „Numărare 1” trebuie să specificați următorul număr de serie.
• ÎN „Numărare 2”– datele personale pentru fiecare angajat al organizației, în conformitate cu funcția și numele complet al acestuia.
• „Numărare 3” conține numărul de personal al angajatului.
• ÎN „Numără 4” Folosind coduri de litere pentru fiecare angajat se introduc datele pentru fiecare zi de lucru, in celula de sus codul corespunzator, iar in celula inferioara este indicata durata de munca a salariatului. Deci, dacă se stabilește un program de 5/2, atunci ziua de lucru este de 8 ore, iar durata zilei de lucru cu un program de 2/2 va fi de 11 ore. Datele pentru prima jumătate a lunii și pentru a doua sunt introduse în coloane separate. Sus este pentru prima jumătate, iar mai jos pentru a doua jumătate. Dacă au loc ore suplimentare, angajatorul trebuie să despăgubească salariatul pentru timpul suprasolicitat sau echivalent monetar, sau timp liber.
• ÎN „Numără 5” Timpul total lucrat este indicat separat pentru prima jumătate a lunii și separat pentru a doua jumătate a lunii.
• „Numărare 6” conține valoarea totală a timpului lucrat (suma coloanei 5).
• ÎN „Număr 7” se introduc datele despre codul salariului.
• „Numărare 8” conține informații despre cont contabilitate pentru a reflecta costurile salariale.
• Coloanele 10-13 sunt utilizate pentru înregistrarea absențelor angajaților, indicând codul corespunzător și numărul de zile.

Situații non-standard

Pleacă fără plată

Potrivit legii, se pot distinge următoarele tipuri de astfel de concedii:

• Din motive de familie – „ÎNAINTE”
• Concediu fără plată, prevăzut în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, de exemplu, cu ocazia unei nunți - „OZ”
• Pe baza deciziei privind contract colectiv sau conform deciziei industriei - „DB”

Dacă în vacanță sunt sărbători

În cazul în care există sărbători în timpul vacanței alocate, în conformitate cu calendarul de producție pentru anul în curs, aceste zile sunt marcate cu codul „B”. Deci, de exemplu, dacă un angajat a plecat în vacanță din 9 iunie până în 16 iunie, iar în această perioadă există o vacanță pe 12 iunie, atunci în loc de cod (OT), trebuie să scrieți codul „B”. Această zi nu este inclusă în perioada de concediu plătită.

Boală în timpul concediului anual

Dacă în timpul vacanței un angajat a suferit o boală și a oferit concediu medical drept confirmare, atunci în loc de codul „OT”, trebuie să notați codul „B”, în conformitate cu concediul medical. În acest caz, concediul va fi prelungit pe durata bolii.

Fișa contabilă este stabilită prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 01/05/2004 (fișa contabilă este obligatorie de completat, dar legea nu prevede limite stricte asupra formei documentului). Se stabilește un formular de specialitate, care se completează de către serviciile de personal sau contabilitate. Acest document este necesar pentru a controla si a lua in considerare in mod clar timpul lucrat de angajati. Pentru contabili această formă devine baza monitorizării legalității tuturor tipurilor de angajamente. Pentru angajații departamentului de resurse umane, această foaie de pontaj le permite să urmărească prezența angajaților la locurile de muncă atribuite conform unui program stabilit anterior, care include zilele lucrătoare și weekendurile. Foaia de pontaj ajută și la aplicarea de penalități în cazul în care unul sau altul angajat încalcă sistematic acest program.

Foaia de pontaj vă permite să controlați întârzierea, prezența și absența angajaților, adică stă la baza monitorizării respectării programului de lucru. Cu ajutorul fișei de pontaj se pot obține informații oficiale cu privire la problema timpului lucrat pentru fiecare angajat. În consecință, acest document are o importanță nu mică pentru raportarea statistică specială și formarea remunerației.

De fapt, o foaie de pontaj este o formă bine dezvoltată a unui document, care este prezentată sub forma unui tabel. Tabelul conține informații despre angajat, precum și toate datele referitoare la timpul de lucru, prezența și absența acestuia, sunt indicate motivele neprezentării și apoi numărul total al acestor zile, precum și orele care au fost lucrate de către angajat într-o perioadă de timp clar definită, este afișat. La completarea documentului, codurile sunt folosite pentru a indica motivele absenței anumitor angajați de la locul de muncă. Legiuitorul stabilește posibilitatea de a elabora propria formă a acestui document, pe baza căreia să fie înregistrat timpul lucrat.

Formularul de raport T-13 nu este obligatoriu, întrucât în ​​anul 2013 au fost aduse anumite modificări la actele legislative, care au determinat că angajatorul poate refuza utilizarea acestui document. Însă, în partea 4 a art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că toți angajatorii poartă obligația de a întocmi un document ținând cont de programul de lucru al tuturor angajaților. Adică, este posibil să vă creați propriul document, a cărui completare va fi convenabilă pentru angajații companiei dumneavoastră. În mod tradițional, întreprinderile folosesc formularul T-13.

Cine conduce T-13 în organizație?

Legislația nu stabilește exact cine trebuie să mențină foaia de pontaj. Dar, reguli de conduită documentatie primara definiți următoarele:

• Foaia de pontaj trebuie să fie întreținută și întreținută de o persoană autorizată;
• Șeful unei unități separate este obligat să semneze documentul, iar acesta este semnat și de un specialist din cadrul departamentului de personal;
• Pe baza pontajului, se generează calculul salariilor în consecință, documentul este trimis la departamentul de contabilitate.

Persoana împuternicită care completează și întreține fișa de pontaj este desemnată de conducere, cu descrierea în contractul de muncă a tuturor obligațiilor în acest domeniu. De asemenea, este creat un document (comandă), care indică poziția angajatului și datele sale individuale. În întreprinderile mari, în fiecare departament este selectat un angajat care realizează procesul de păstrare a evidenței timpului efectiv lucrat de toți angajații organizației. Pe parcursul unei luni, angajatul completează formularul, după care îl depune șefului departamentului pentru studiu și semnătură. Șeful, la rândul său, transferă documentul angajatului de personal. Datele sunt verificate și alte date sunt completate. documentele necesare, iar foaia de pontaj este transferată departamentului de contabilitate, ceea ce vă permite să calculați corect salariile. În organizațiile mici, de regulă, completarea foii de pontaj este efectuată de un angajat al departamentului de personal.

Procedura de mentinere a formularului T-13

Fiecare angajator poate supraveghea și controla în mod independent ordinea întreținerii documentelor. Cel mai bine este să elaborați un manual sau o instrucțiune care să ofere angajatului instrucțiuni clare cu privire la toate problemele legate de pregătirea documentației primare. De asemenea, va deveni baza pentru alegerea unui formular clar definit pentru înregistrarea timpului efectiv lucrat (legea definește două formulare principale de document - T-12 și T-13, iar legiuitorul permite și angajatorului să-și elaboreze propriul formular de document) etc. În instrucțiunile sau ghidul pentru întocmirea unui formular de înregistrare a timpului pe care angajatul a lucrat efectiv, este mai bine să indicați următoarele puncte principale:

1. Dacă întreprinderea este mare, atunci indicați că foaia de pontaj este întocmită pe diviziuni. Adică în fiecare departament este desemnat un angajat separat care va ține evidența timpului lucrat de angajații departamentului;
2. Se elaborează o descriere a structurii de selectare a angajatului responsabil care va efectua procesul de ținere a evidenței prezenței tuturor angajaților organizației;
3. Alcătuiți o descriere a tuturor codurilor suplimentare care pot fi utilizate pentru a determina absenteismul sau revenirea la muncă a unui angajat (cel mai adesea, codurile indică motivul absenteismului);
4. Stabiliți procedura completă de completare a formularului contabil: indicați modul în care se reflectă faptele de prezență/absență, întârziere, motive de absență etc.;
5. Determinați o procedură care va ajuta la reflectarea datelor de ieșire/non-ieșire în situații non-standard.

Metode de completare a formularului T-13, coduri de bază pentru completarea foii de pontaj

Sunt generate diferite opțiuni pentru proiectarea unui formular pentru a înregistra timpul efectiv lucrat. Aceasta poate fi o reflectare a tuturor datelor pentru fiecare zi, iar datele care se referă la prezența sau absența angajaților trebuie să fie indicate. Există și o a doua opțiune de completare a documentului, care presupune indicarea doar a abaterilor de la normă. Adică, de fapt, se formează o descriere a absențelor și a întârzierilor.

Două variante de coduri sunt determinate de care informațiile sunt reflectate în raportul. Să reamintim că foaia de pontaj este un tabel specializat în care pur și simplu este imposibil să se indice toate datele în scris. Prin urmare, există coduri general acceptate, a căror utilizare vă permite să completați rapid și ușor fișa de pontaj.

• Prezența angajaților la locul de muncaîntr-o zi clar definită se va reflecta cu litera „I”, sau cu codul digital 01;
• Opțiunea standard de vacanță, care este determinată de programul organizației și este considerată anual plătită, este notă în foaia „OT” sau cu o valoare digitală - 09;
• Dacă vorbim de concediu care se acordă femeilor în timpul sarcinii și al nașterii, atunci se folosește litera „P” sau denumirea digitală este 14;
• Dacă un angajat primește concediu legat de îngrijirea unui copil mic, atunci este indicat „OL” sau 15;
• Vacanța fără plată, adică pe cheltuiala proprie, este marcată „ÎNAINTE” sau 16;
• Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri, atunci este indicată litera „K”, iar în valoarea digitală este notată ca 06;
• Dacă intervine o absență de la serviciu, ținând cont de faptul că împrejurările acestui eveniment nu sunt încă cunoscute, se indică „NN”, cu o valoare digitală de 30;
• Concediul medical în document este reflectat ca „B” sau 19.

Documentul trebuie să conțină informații despre angajator. În partea antet, va trebui să introduceți numele organizației și informații despre codul OKPO. În plus, numele departamentului este indicat dacă vorbim despre un raport care este completat pentru un departament clar definit al întreprinderii. Informațiile sunt indicate sub forma datei și a numărului documentului, adică pe baza acestor informații, puteți determina perioada exactă a documentului.

Următoarele sunt informații despre angajat. Fiecărui angajat i se atribuie un anumit număr de personal. Acest număr este utilizat ulterior pentru a întocmi toate celelalte documente interne ale întreprinderii. Trebuie indicate informații despre funcția și detaliile individuale ale angajatului (numele complet). La anumite întreprinderi, această coloană indică și informații pe baza căreia angajatul a fost angajat la întreprindere, adică sunt indicate detaliile comenzii de angajare a postului.

Fișa de pontaj conține toate datele privind programul de lucru al tuturor angajaților (pentru fiecare persoană). Adică, în coloana pentru fiecare angajat, se formează o descriere zilnică a tuturor datelor privind prezența, absența, concediul, ziua liberă etc. Toate datele sunt indicate în valori alfabetice sau numerice.

Documentul reflectă, de asemenea, numărul total de zile și ore lucrate la întreprindere, ținând cont de toate datele privind orele de lucru care au fost indicate în fișa de pontaj. Al doilea și al patrulea rând, care sunt situate sub liniile care indică prezența la locul de muncă, determină necesitatea de a indica timpul efectiv lucrat în ore. Aceste rânduri pot să nu fie în document în consecință, completarea lor nu este considerată obligatorie.

Documentul are o coloană în care puteți introduce toate datele despre neprezentări. Adică, de fapt, aici se reflectă informațiile care privesc motivele care au stat la baza absenței angajatului de la locul său într-o anumită zi. Documentul conține o indicație a orelor în care angajatul a lipsit din întreprindere. De asemenea, indică câte zile a lipsit angajatul dintr-un motiv sau altul (de exemplu, angajatul nu a lucrat timp de zece zile, 4 zile din cauza unei călătorii de muncă și 6 zile din cauza vacanței pe cheltuiala sa).

După ce formularul T-13 este întocmit de către angajatul responsabil, procesul de semnare a documentului este în mod necesar efectuat, ceea ce îl face de fapt semnificativ din punct de vedere juridic și apoi îl face un fel de bază pentru acumularea de fonduri sub formă de salarii . Documentul este semnat de persoana responsabilă, șeful departamentului, precum și de angajat serviciul de personal.

Vacanța trebuie să fie indicată pe foaia de control al timpului de lucru. În acest caz, se stabilește ce tip de concediu este acordat și se indică datele la care persoana se află în acest concediu. Există diferite denumiri de litere care sunt introduse în document. Opțiunea standard este următoarea vacanță, marcată „OT”, dar dacă vorbim de concediu suplimentar care va fi plătit de angajator, atunci este marcat „OD”. Dacă vacanța nu este plătită, atunci este indicat „ÎNAINTE”. Adesea, angajații desfășoară învățământ la distanță paralel, iar pentru perioada de studiu - sesiuni se oferă concediu plătit, care este reflectat în documente ca „U”. Există situații în care un angajat urmează cursuri, dar rămâne să își îndeplinească atribuțiile directe la companie sau întreprindere în acest caz, se are în vedere utilizarea unei zile de lucru scurte, iar în fișa contabilă acest fapt se reflectă sub forma de valoarea literei „UV”. Concediul asociat cu nașterea, precum și sarcina, este indicat ca valoare „P”, pentru îngrijirea copilului „OZ”. De asemenea, în anumite cazuri, concediul este acordat fără plată, iar în acest caz se formează valoarea literei „OZ”.

Cum este marcată absența de la serviciu?

De asemenea, este furnizat un cod specific pentru a indica absența temporară de la serviciu. Toate datele din foaia de pontaj sunt indicate sub formă de scrisoare, ceea ce permite angajaților contabili să determine în mod clar toate nuanțele de calcul al salariului și, în mod necesar, plățile de concediu și plățile de concediu medical. Dacă o persoană nu merge la muncă, dar oferă informații că este bolnavă, atunci invaliditatea temporară în această condiție este indicată de litera „B”. Există situații în care intervine îndepărtarea din atribuțiile profesionale. „NB” este indicat pe buletinul de calificare. În cazul în care o întreprindere nu plătește salariu, atunci salariatul are dreptul de a nu-și frecventa munca și de a nu îndeplini obligațiile stabilite prin contractul de muncă, în conformitate cu prevederile legii. Acest fapt este reflectat în raportul cu literele „NZ”, care indică de fapt o suspendare a muncii din cauza neîndeplinirii de către angajator a tuturor obligațiilor sale de a plăti pentru munca prestată. Dacă înlăturarea din atribuțiile profesionale se efectuează cu acumularea plății de la angajator, atunci în acest caz este indicată valoarea „DAR”, ceea ce permite contabililor să acumuleze suma remunerației pentru activitățile de muncă, ținând cont de faptul că angajatul a fost nu sunt prezente în anumite zile lucrătoare.

Cum se notează timpul de nefuncționare pe bilanțul?

Trebuie remarcat cu siguranță că în întreprinderi există un astfel de timp de nefuncționare. Adică, de fapt, angajatul este prezent la locul său de muncă, cu toate acestea, anumite procese de muncă nu sunt efectuate. În acest caz, contractul de muncă conține inițial date care determină structura de calcul a salariilor în cazul în care timpul de nefuncționare este din vina salariatului, a angajatorului, sau din motive care nu depind de salariat sau angajator. Foaia de pontaj conține și date referitoare la timpul de nefuncționare. Dacă se formează din vina angajatului, se indică „VP”, dacă se urmărește vina angajatorului, se indică „VR”, dar dacă timpul de nefuncționare este format de alți factori, atunci se indică „NP”.

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie să primească zile libere. Totuși, în anumite cazuri, zilele libere nu cad în weekend-ul angajatului, cu alte cuvinte, angajații trebuie să lucreze în weekend, dar într-un ritm crescut. Legea stabilește că un salariat care lucrează în zilele de sărbători și în weekend primește un salariu mai mare. Dacă absenteismul apare din cauza unei zile libere, pe foaia de pontaj este indicat „B” dacă ziua liberă este incompletă, se indică „NV”. Angajatorul poate oferi și o zi liberă suplimentară, care va fi indicată pe foaia „OB” dacă este plătită. Dacă ziua liberă suplimentară nu este plătită, aceasta se reflectă în documentul cu literele „NV”.

Situații non-standard la completarea unei foi de pontaj

Există situații neobișnuite când specialiștii nu știu să marcheze corect anumite valori în fișa contabilă. De exemplu, luați în considerare o situație în care un angajat se îmbolnăvește în timpul concediului anual. Legislația stabilește că în cazul în care un lucrător se îmbolnăvește în vacanță, se eliberează un certificat de concediu medical, iar concediul se prelungește și pe o perioadă clar definită. Termen limită, care se stabilește prin certificatul de concediu medical, dacă este disponibil. Raportul este marcat cu „B” în loc de „OT”. Dacă, după concediu, angajatul nu se întoarce la muncă, atunci se indică „NN”, adică se indică faptul că absența s-a datorat unui motiv necunoscut. După ce sunt furnizate documente care determină existența unui motiv întemeiat pentru neprezentare, de exemplu, se acordă concediu medical, pe buletinul de raport se înscrie „B” în loc de „NN”.

Unde pot găsi coduri pentru completarea formularului T-13?

La pregătirea formularului T-13, se folosesc valori ale literelor. Deoarece este pur și simplu nerealist să indicați totul în cuvinte. Cel mai adesea, sunt utilizate completări deja dezvoltate, sub formă de coduri, care sunt prevăzute în Anexa 1 la ordinul oficial al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 10 septembrie 2015 Nr. ММВ-7-11/387@. Cu toate acestea, managerul se poate dezvolta valori proprii coduri În acest caz, se întocmește o completare specială la instrucțiunile de pregătire a foii de pontaj, sub forma unui tabel destul de simplu.

Care sunt diferențele dintre uniformele T-13 și T-12?

După cum știți deja, există două forme de document bine dezvoltate, iar legiuitorul nu limitează angajatorul în alegerea formularului care poate fi completat în procesul de înregistrare a orelor de lucru. Aceste forme sunt aproape identice, dar există încă anumite diferențe. Practica arată că angajatorii moderni preferă cel mai adesea formularul T-13, deoarece este mai ușor de pregătit.

Diferențe de formă:

1. Formularul T-12 conține și coloane pentru zilele lunii care se referă la un angajat clar definit, dar aceste linii sunt situate orizontal. În ceea ce privește forma T-13, acestea sunt împărțite în două părți și sunt paralele. Adică, de fapt, în formularul T-13, indicați toate datele despre munca în vizită în primele rânduri, în al doilea rând indicați cantitatea de timp total de lucru în ore. Este mai convenabil;
2. De asemenea, trebuie spus că pentru fiecare angajat din formularul T-13 sunt alocate patru rânduri cu privire la motivele absenței de la locul de muncă, ceea ce vă permite să controlați toate nuanțele de absenteism și prezența unor motive întemeiate. În forma T-12, astfel de date sunt, de asemenea, reflectate, dar le sunt alocate doar două linii;
3. Formularul T-13 conține o parte finală, care nu este reflectată în formularul T-12. De fapt, prima opțiune reflectă nu numai informații despre prezența și absența fiecărui angajat, ci și codurile tipurilor de plată, ceea ce le permite contabililor să navigheze rapid în problema calculării plății pentru munca prestată.

În formularul specificat există un departament special care reflectă toate datele privind acumularea de fonduri ca plată pentru activități, ținând cont de timpul lucrat, plata concediului de odihnă, absențe etc. Adică, de fapt, prin indicarea tuturor datelor privind înregistrarea timpul total de lucru, se formează oportunitatea de acumulare corectă și destul de rapidă a fondurilor în departamentul de contabilitate. Documentul trebuie să indice codurile de plată în numerar. Aceste coduri sunt indicate exclusiv în valori digitale:

• 2000 - salariile acumulate furnizate sub formă de salarii;
• 2012 - valoarea plăților de concediu, care este determinată de program urmatoarea vacanta pentru fiecare angajat.

Această secțiune indică în mod necesar și contul corespunzător, adică un cont specializat din care sunt șters toate costurile pentru plata activităților.

Este indicat si numarul de zile sau ore lucrate, tinand cont anumit tip salariile. De exemplu, sunt introduse orele standard de lucru (zile de prezență) și sunt introduse informații privind plata de călătorie și concediu. Codul tipului de plată și numărul de cont din care se va efectua procesul de creditare a plății pentru anumite ore de lucru ale salariatului.

Concluzii

Bilanțul - document obligatoriu, care trebuie completat la orice întreprindere. La urma urmei, pe baza acestui document sunt efectuate următoarele procese:

• Monitorizarea activitatii tuturor specialistilor din intreprindere;
• Monitorizarea prezenței la timp la programul de lucru;
• Controlul orelor lucrate, ținând cont de posibilitatea calculării corecte a salariilor.

Cu alte cuvinte, foaia de pontaj este un document, prin care managerul primește toate datele necesare despre responsabilitatea angajaților și îndeplinirea de către aceștia a termenilor contractului de muncă, precum și masa de personal. Iar contabilii, pe baza acestui document, au posibilitatea de a calcula corect salariile pentru a respecta toate normele legislației muncii.

Legiuitorul nu stabilește cerințe stricte pentru întocmirea unui formular de evidență corespunzătoare a timpului de lucru, dar stabilește necesitatea acestei consemnări. Există două forme dezvoltate, toate nuanțele cărora le-am discutat mai sus cu tine, de fapt, trebuie doar să le studiezi aceste informații pentru a învăța cum să compun singur un document. De asemenea, trebuie remarcat faptul că există programe specializate care vă permit să efectuați procesul de înregistrare a orelor de lucru într-un mod simplificat pentru a studia nuanțele și caracteristicile unor astfel de programe, vă invităm să urmăriți acest videoclip;

În baza art. 91 Codul MunciiÎn Federația Rusă, toți angajatorii trebuie să monitorizeze câte ore a lucrat efectiv fiecare dintre subalternii lor. Prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004, a fost aprobat un formular special „Fișa de timp de lucru”.

Vei invata:

• Cum să păstrezi o foaie de pontaj în 2018.
• Ce denumiri sunt folosite.
• Cum să completați o fișă de pontaj atunci când lucrați cu jumătate de normă.
• Cum sunt notate zilele de vacanță pe foaia de pontaj?
• Cum să marcați timpul liber pe o foaie de pontaj.
• Cum să reflectați corect concediul medical pe o foaie de pontaj.
• Ce întrebări au ofițerii de resurse umane când completează foile de pontaj?
• Care sunt cele mai multe greșeli comune permisă de ofițerii de resurse umane atunci când păstrează foile de pontaj.

Cum să păstrezi o foaie de pontaj în 2018

Foaia de pontaj este unul dintre cele mai importante documente de personal. Acolo sunt înregistrate zilnic toate turele și orele lucrate de angajați, iar pe baza acestui document se calculează salariile în fiecare lună. În plus, foaia de pontaj este utilizată pentru a genera rapoarte statistice privind munca și alte documente analitice.

Articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede că angajatorul trebuie să păstreze o fișă de pontaj. Nu contează în ce direcție operează compania sau ce formă de proprietate are. Foaia de pontaj reflectă numărul de ore și zile (ture) lucrate de personal. Formularul de pontaj poate fi fie pe hârtie, fie electronic.

Descărcați foaia de pontaj

Informațiile reflectate în fișa contabilă trebuie să fie certificate. Prin urmare, înainte de o tranziție completă la contabilitatea electronică, ar trebui să vă înregistrați semnături electronice angajați responsabili: șef departament structural, specialist HR și cronometrare.

În 2018, formularele unificate T-12 sau T-13, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei, sunt utilizate pentru înregistrarea timpului de lucru.

Formele diferă unele de altele. T-12 este o opțiune universală care este utilizată nu numai pentru înregistrarea orelor de lucru, ci și pentru calcularea și calcularea salariilor pentru personal. La completarea secțiunii „Decontări cu personal pentru salarii”, introduceți codurile tipului de plată în buletinul de raport în formularul T-12.

O fișă de pontaj în formularul T-13 este păstrată pentru a înregistra orele de lucru dacă compania are un sistem automat (tornichet) pentru prezență și neprezentare.

Angajatorul are dreptul de a utiliza formularele proprii destinate în scopuri similare.

Important: dezvolta independent formulare contabile Numai întreprinderile comerciale au dreptul. Organizațiile de stat și bugetare utilizează formularul standard nr. 0504421 (conform ordinului Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n, care conține și linii directoare prin completarea corectă a formularului).

Dacă vorbim despre o companie mică, cu un număr mic de personal, atunci putem folosi o singură foaie de pontaj comună. Dacă întreprinderea este la scară largă, se creează de obicei o fișă contabilă separată pentru fiecare unitate structurală. Este întocmit de către angajatul responsabil care este responsabil cu ținerea evidenței orelor de lucru (cronometraj), un contabil, un specialist în departamentul de personal sau orice alt funcționar.

Pentru a lua în considerare automat orele de lucru, utilizați formularul T-13, format dintr-o singură secțiune.

Descărcați un exemplu de foaie de timp în format T-13

Trebuie să respectați toate regulile stabilite atunci când creați o foaie de pontaj. Formularul pe care compania l-a întocmit conform oricărui formular specificat poate fi completat tipurile potrivite informații - aceasta este determinată de angajator. Condiția principală este prezența detaliilor obligatorii, și anume:

• data întocmirii și titlul documentului;
• numele complet al companiei și divizia sa structurală;
• unități în care se măsoară timpul lucrat de salariați;
• funcțiile, numele complete și semnăturile personale ale angajaților care țin evidența.

Testare și planificator care vă va ajuta să finalizați totul într-o jumătate de zi

Consultantul Gazprom le-a explicat în detaliu editorilor revistei Director Comercial cum să se ocupe de toate problemele de două ori mai repede. Testul vă va ajuta să verificați modul în care gestionați timpul, iar programatorul automat vă va ajuta să vă rezolvați rapid sarcinile.

Ce denumiri sunt folosite în foaia de pontaj?

Pe pagina de titlu Formularul unificat oferă o listă detaliată a simbolurilor utilizate la completarea foii de pontaj. Cele mai comune coduri digitale sau omologii lor alfabetici sunt:

• 01 (I) - munca in timpul zilei;
• 02 (N) - lucru pe timp de noapte;
• 03 (RV) - lucru în weekend și sărbători nelucrătoare;
• 04 (C) - ore suplimentare;
• 05 (VM) - metoda rotatiei;
• 06 (K) -;
• 07 (PC) - pregătire avansată cu pauză din producție;
• 08 (PM) - pregătire avansată cu pauză de la producție în altă zonă;
• 09 (OT) - concediu anual de bază plătit;
• 10 (OD) - concediu suplimentar anual platit;
• 11 (U) - concediu de studii cu plată (indicat în fișa de pontaj pentru salariații care îmbină munca cu studiile în anul 2018);
• 12 (UW) - program redus de lucru pentru angajații care studiază la locul de muncă cu reținere parțială a salariului;
• 13 (UD) - concediu de studii fără plată;
• 14 (P) - concediu de maternitate sau în legătură cu adopția unui nou-născut;
• 15 (MO) - concediu pentru îngrijirea unui copil în vârstă de până la trei ani;
• 16 (DO) - concediu fără plată, acordat salariatului cu acordul angajatorului;
• 17 (OZ) - concediu fără plată, acordat în cazurile prevăzute de lege;
• 18 (DB) - anual concediu suplimentar fara mentinerea salariului;
• 19 (B) - invaliditate temporară cu atribuire de indemnizații (concediu medical);
• 20 (T) - invaliditate temporară fără prestații;
• 24 (PR) - absenteism;
• 26 (B) - zi liberă sau vacanță nelucrătoare;
• 30 (NN) - absenta de la locul de munca din motive necunoscute.

Codul „30” este stabilit până când sunt clarificate motivele absenței salariatului de la locul de muncă. De exemplu, dacă se știe că un angajat este bolnav și acest fapt este confirmat de un certificat de la o instituție medicală, codul „30” sau „NN” se schimbă în „19” sau „B”.

Dacă nu există suficientă companie lista standard coduri pentru a reflecta situațiile de producție, ea are dreptul de a face completări în orice moment. Se emite un ordin de consolidare a ajustărilor. Aceasta prevede „Procedura de utilizare a formelor unificate de documentație contabilă primară”, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20.

Descărcați un exemplu de comandă pentru introducerea de noi desemnări în foaia de pontaj

Întreținerea corectă a foilor de pontaj

Foile de pontaj pot fi păstrate în 2 moduri:

• metoda de înregistrare continuă a prezenței și absenței de la serviciu;
• înregistrarea diferitelor abateri.

Alegerea metodei depinde de programul de lucru. Sistemul de menținere a fișelor de pontaj se stabilește la formarea politicii contabile a întreprinderii, care este reglementată printr-un ordin al conducerii. Politica contabilă înregistrează cât timp trebuie depus foaia de pontaj la departamentul de contabilitate.

Dacă se păstrează foaia de pontaj metoda de inregistrare continua a aparitiilor si absentelor, apoi zilele calendaristice ale lunii sunt marcate în celule separate în document. Este obligatorie introducerea codurilor de prezență și absență, sub care este indicat numărul total de ore lucrate de angajat.

Dacă este folosit metoda de înregistrare a abaterilor, documentul reflectă doar abateri de la programul de lucru stabilit (dacă sunt înregistrate). Se notează absențe, întârzieri, peste orar. Absențele sunt întotdeauna numărate în zile. În linia de sus, coloanele înregistrează codul simbolului. Coloanele inferioare nu sunt completate.

Dacă durata zilei și a turei rămân neschimbate, se înregistrează doar abaterile de la ora standard (neprezentare, întârziere). Dacă programul de lucru este normal, pot fi înregistrate doar absențe de la serviciu.

Dacă un angajat lucrează intern, i se atribuie două numere de personal și este introdus în document de două ori - ca lucrător cu normă parțială și ca angajat principal. Să ne uităm la completarea corectă a fișei de timp de lucru folosind exemplul secțiunii 1 „Înregistrarea timpului de lucru” din formularul nr. T-12.

Când completați foaia de pontaj, utilizați coduri alfabetice digitale sau similare. Vă rugăm să rețineți că diferite companii pot menține foile de pontaj în conformitate cu reguli diferite.

Exemplu de păstrare a unei foi de pontaj:

• numărul angajatului în ordine (1);
• Numele complet, funcția sau specialitatea (2);
• numărul de personal (3).

În coloanele 4 și 6 există rânduri în care trebuie să indicați cât timp lucrează zilnic fiecare angajat în timpul lunii. În rândul de sus, introduceți codul pentru timpul petrecut la o anumită dată (4). Linia de jos reflectă durata timpului lucrat sau nelucrat în ore sau minute (5). Dacă este necesar, măriți numărul de coloane pentru detalii suplimentare în funcție de modul de timp. În rândurile de sus 5 și 7, introduceți numărul de zile lucrate (6), iar în rândurile de jos - numărul total de ore lucrate într-o jumătate de lună (7).

Pe baza rezultatelor fiecărei luni, angajatul introduce numărul total de zile lucrate (8), numărul de ore (9) și numărul total de zile libere sau concedii (10). În continuare, ei stabilesc câte ore suplimentare a avut angajatul (11). Este mai bine să completați fișa de contabilitate în aceeași ordine, pentru a nu face greșeli.

Orele de noapte includ perioada de la 22:00 la 6:00. Calculați câte ore de noapte a lucrat angajatul în perioada contabilă și includeți numărul rezultat în coloana 11 (12). Totodată, se notează numărul de ore lucrate în weekend sau sărbători (dacă perioada de lucru a căzut asupra acestora (13).

În coloana 14, indicați toate absențele. Introduceți numărul de zile (14) în rândul de sus și numărul de ore nelucrate (15) în rândul de jos. În coloana 15, introduceți codul (16), iar în coloana 16 - numărul de zile și ore de absență, indicând codul (17). În continuare, persoana responsabilă cu completarea foii de pontaj (18), șeful de departament (19) și angajatul HR trebuie să semneze foaia de pontaj. Detalii obligatorii sunt numele posturilor acestor persoane și semnăturile lor personale cu stenograme.

După aceste proceduri, persoana responsabilă cu menținerea pontajului predă documentul departamentului de contabilitate. Pe baza fișei de pontaj, angajații sunt calculati și plătiți salariile.

Important! Baza pentru includerea sau excluderea unui angajat din foaia de pontaj trebuie să fie documentele de evidență a personalului, de exemplu, un ordin de concediere, angajare sau contract de muncă. Cerință obligatorie - dovezi documentare note despre motivele nerespectării regimului.

Baza pentru marcarea poate fi un ordin, un certificat de concediu medical, un certificat de îndeplinire a statului sau lucrări publice, avertismente privind timpul de nefuncționare etc. Fișa de pontaj nu trebuie să conțină semne privind prestarea de servicii pe baza de contracte civile.

• 10 sfaturi despre cum să gestionați angajații de vânzări

Cum se completează o fișă de pontaj pentru un lucrător cu fracțiune de normă

Timpul lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă se consemnează în fișa de pontaj conform reguli generale. Numărul de ore lucrate de un lucrător cu fracțiune de normă într-o anumită zi este reflectat în celulele cu datele corespunzătoare. Weekend-urile sunt marcate cu codul „B”, vacanțele cu marca „FROM”, zilele de boală confirmate prin documente cu „B”.

Fișa de lucru a lucrătorului cu fracțiune de normă este elaborată conform unor reguli speciale. Se stie ca Legislația rusă interzice lucrătorilor cu normă parțială să lucreze în instituție mai mult de jumătate de normă. Adică, comparativ cu alți angajați, un angajat cu normă parțială este obligat să lucreze mai puțin.

Dacă compania are o săptămână de lucru standard de cinci zile, atunci în fiecare zi lucrătoare un lucrător cu fracțiune de normă are dreptul de a lucra 4 ore. Cu un program rotativ sau rotativ, el poate lucra un număr diferit de ore în fiecare zi. Principalul lucru este că norma generală de încărcare nu este depășită.

Să ne oprim asupra regulilor de completare a fișei contabile pentru un lucrător cu normă parțială.

1. Timpul lucrat de lucrătorii cu fracțiune de normă se consemnează în fișa de pontaj conform acelorași reguli ca și pentru salariații obișnuiți. Foile de pontaj (în Excel sau alt program) se întocmesc după aceleași cerințe.
2. Un muncitor cu fracțiune de normă nu poate lucra mai mult decât îi permite volumul de muncă.
3. În zile lucrătoare diferite, un angajat are dreptul de a lucra un număr diferit de ore - totul depinde de program atât la locul de muncă suplimentar, cât și la locul principal de muncă.
4. Dacă în orice zi un lucrător cu fracțiune de normă nu lucrează la locul său principal, acesta are dreptul de a lucra ca lucrător cu fracțiune de normă cu normă întreagă (fără a depăși orele standard generale).

Timpul lucrat atât de lucrătorii cu fracțiune de normă, cât și de cei externi, este luat în considerare conform regulilor generale. Singura diferență este numărul de ore lucrate. Există însă diferențe între contabilizarea orelor de lucru ale lucrătorilor interni și externi cu normă parțială.

Știm că un angajat extern cu normă parțială este un angajat al cărui loc principal de muncă este o altă organizație. Adică, foaia de pontaj pentru el ar trebui să includă doar o singură linie - postul pe care lucrătorul cu fracțiune de normă o deține în această companie.

Un angajat intern cu fracțiune de normă este un angajat care ocupă două funcții în aceeași instituție. În consecință, timpul său de lucru pentru una și a doua poziție este înregistrat în aceeași fișă contabilă. Este important ca timpul lucrat pentru fiecare post sa fie luat in considerare separat. Este interzisă suma orelor lucrate cu fracțiune de normă. Foaia de pontaj conține coloane separate cu codul „SV”.

Mai jos vom oferi exemple de lucru cu fracțiune de normă cu o săptămână de lucru de cinci zile pentru lucrătorii externi cu fracțiune de normă, muncă standard pentru lucrătorii interni cu fracțiune de normă, precum și muncă internă cu fracțiune de normă cu o săptămână de lucru de cinci zile pentru poziție principală și un program alunecos pentru unul suplimentar.

Procedura de înregistrare a timpului de lucru al unui lucrător extern cu normă parțială (Petrova D. A., contabil) atunci când lucrează cu fracțiune de normă pe o bază de cinci zile:

Procedura de înregistrare a timpului lucrat de un lucrător intern cu fracțiune de normă atunci când lucrează o săptămână de lucru de cinci zile pentru postul principal și un program alunecos pentru cel suplimentar:

Procedura de înregistrare a timpului de lucru al unui lucrător intern cu fracțiune de normă pe o bază de cinci zile:

Cum să reflectați vacanța pe o foaie de pontaj

Informațiile despre orele efective de lucru și de odihnă pot fi notate în foile de pontaj standard, precum și în documentele pe care angajatorul le-a generat el însuși.

De regulă, specialiștii în resurse umane folosesc formulare gata făcute. Există mai multe motive pentru aceasta: sunt cele mai convenabile de utilizat, nu trebuie să fie aprobate și convenite separat, iar în timpul inspecțiilor, inspectorii GIT nu pun întrebări cu privire la ele. Pentru înregistrarea timpului lucrat, puteți utiliza formularele T-12, T-13 sau OKUD 0504421 „Bilet pentru înregistrarea utilizării timpului de lucru”. Formularul T-12 este necesar pentru a calcula salariul pentru timpul lucrat.

Foaia de pontaj înregistrează informații despre prezența și absența angajatului de la serviciu și numărul de ore lucrate. Prezențele și absențele unui specialist sunt clasificate separat (muncă noaptea, în weekend, concediu pe cheltuiala sa etc.), întrucât valoarea salariului său depinde direct de tipul de timp lucrat, precum și de motivul absenței de la lucru.

Un angajat separat responsabil de acest lucru, de exemplu un cronometru, un specialist în resurse umane sau un contabil, poate înregistra orele de lucru și vacanțele în foaia de pontaj. Această responsabilitate trebuie specificată în contractul de muncă cu angajatul în cauză. De asemenea, puteți emite un ordin de numire a unui specialist responsabil cu menținerea înregistrărilor.

Formularele T-12 și T-13 sunt tabele, fiecare rând în care este atribuit unui angajat individual. Coloanele sunt pentru introducerea datelor. În celula corespunzătoare fiecărei zile, este introdus un cod de litere și numere, care reflectă tipul de timp de lucru sau nelucrat. În celula de mai jos, indicați exact câte ore a lucrat angajatul.

Convenții pentru reflectarea vacanței în foaia de pontaj:

Toți angajații au dreptul la o sumă anuală concediu plătit de cel puțin 28 zile calendaristice. Acesta este oferit în fiecare an pe principiul primul venit, primul servit (cu excepția mai multor categorii de angajați care au dreptul de a alege datele la discreția lor). Într-o serie de situații, dacă angajatul și angajatorul ajung la o înțelegere, concediul este împărțit în părți sau amânat pentru anul următor.

În ciuda faptului că programul este întotdeauna alcătuit în avans (cu două săptămâni înainte de noul an calendaristic), zilele de vacanță nu ar trebui să fie indicate în prealabil în foaia de pontaj. Dacă un angajat pleacă devreme din concediu sau se îmbolnăvește, pontajul va trebui modificat în consecință.

După ce un angajat intră în concediu anual plătit, angajatul responsabil cu păstrarea evidențelor trebuie să introducă codul OT sau 09 în foaia de pontaj în fiecare zi.

Angajații din anumite categorii au dreptul de a beneficia nu doar de 28 de zile de concediu anual, ci și de timp suplimentar plătit. Acest tip de vacanță poate fi luat împreună cu concediu principal, parțial sau separat.

Dreptul de utilizare zile suplimentare de concediu au specialiști care lucrează:

• la programul de lucru neregulat (dacă această condiție este specificată în contract de munca) - 3 zile calendaristice sau mai mult;
• în condiții de muncă dăunătoare (2, 3, 4 grade) sau periculoase - 7 sau mai multe zile calendaristice;
• V conditii speciale forța de muncă (lista angajaților și durata costului suplimentar perioada de concediu stabilit de Guvernul Federației Ruse).

Important! Concediul suplimentar trebuie înscris în foaia de pontaj separat, chiar și atunci când zilele suplimentare urmează imediat după concediul principal. Pentru a face acest lucru, introduceți codul OD sau 10.

Legislația rusă permite angajaților să ia nu numai concediu anual de bază și suplimentar, ci și să folosească:

• concediu fără plată;
• concediu de studii (pe durata căruia se menține salariul mediu, nu se rețin câștigurile sau sunt plătite parțial);
• concediu de maternitate pentru femei;
• concediu de maternitate.

Să ne uităm la modul în care fiecare dintre aceste frunze este înregistrată pe foaia de pontaj.

În baza art. 128 din Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare angajat are dreptul de a cere angajatorului să îi ofere concediu fără platăîntr-o anumită zi/zile pentru a rezolva probleme personale. Vorbim despre așa-zisa vacanță pe cheltuiala dumneavoastră. Angajatorul însuși decide dacă acordă salariatului un astfel de concediu sau nu. Dacă un angajat ia concediu fără plată, codul DO sau 16 este trecut în buletinul de contabilitate.

Același articol (articolul 128 din Codul Muncii al Federației Ruse) vorbește despre obligația angajatorului în mai multe situații de a acorda concediu pe cheltuiala sa, la cererea angajatului. Dreptul la o astfel de odihnă este:

• pentru pensionarii care lucrează (pe vârstă). În fiecare an, ei nu pot lua mai mult de 14 zile calendaristice de vacanță;
• pentru părinții și soții personalului militar, ofițerilor de poliție, federali serviciul de pompieri, vămi, angajați ai instituțiilor și organelor sistemului penal, persoane care au murit sau au murit ca urmare a unei răni, comoții sau vătămări suferite în timpul îndeplinirii sarcinilor militare sau ca urmare a unei boli asociate serviciului militar - până la 14 calendar zile anual;
• pentru persoanele cu handicap care lucrează - 60 de zile calendaristice anual;
• pentru angajații al căror copil se naște, căsătoria este înregistrată sau rudele apropiate mor - până la 5 zile calendaristice.

Un astfel de concediu fără plată este înregistrat în foaia de pontaj ca cod OZ sau 17.

Concediul suplimentar, pe parcursul căruia se menține câștigul mediu, în temeiul art. 173 din Codul Muncii al Federației Ruse are dreptul de a fi folosit de angajații care lucrează și, în același timp, primesc studii profesionale superioare sau secundare cu fracțiune de normă sau cu fracțiune de normă, adică fără a-și întrerupe munca.

Managerul este obligat să acorde concediu de studii, astfel încât angajații să poată efectua:

• sesiuni intermediare - de la 20 la 50 de zile calendaristice pe fiecare curs;
• certificare finală de stat - de la 2 la 4 luni.

Baza acordării concediului o constituie documentele de la instituția de învățământ.

Pentru a înregistra concediul de studii cu menținerea salariului, în foaia de pontaj este trecut codul U sau 11.

Angajații care studiază cu normă întreagă au dreptul de a cere angajatorului să acorde concediu de studii fără plată pentru a promova testele sau sesiunile de admitere. Concediu de studii reflectate în foaia de lucru sub forma codului UD sau 13.

Foaia de pontaj trebuie, de asemenea, să înregistreze concediu de maternitate.

Femeile au dreptul la concediu de maternitate. Baza acordării unui astfel de concediu este un certificat de incapacitate de muncă. O angajată poate lua concediu cu 70 sau 84 de zile (dacă sarcina este multiplă) înainte de data preconizată a nașterii sau imediat după aceasta. Dar, în total, un astfel de concediu trebuie să fie egal cu numărul de zile determinat de lege (Articolul 255 din Codul Muncii al Federației Ruse): de la 140 la 194. În foaia de lucru, concediul de maternitate este desemnat de litera P sau numărul 14. Același cod este dat și angajatului care a adoptat un copil și din acest motiv își ia concediu.

La expirarea concediului de maternitate, unul dintre părinți sau o altă persoană care îngrijește copilul (bunic, tutore) are dreptul de a beneficia de concediu pentru creșterea copilului până la împlinirea vârstei de trei ani. În această perioadă de concediu, societatea își păstrează funcția de angajat și îi plătește beneficii.

În formularul T-12 sau T-13, concediul pentru creșterea copilului este indicat ca cod OZH sau 15.

Cum să reflectați timpul liber pe o foaie de pontaj

În baza legislației în vigoare, companiile sunt obligate să țină cont cu strictețe de activitățile de muncă ale personalului lor. Acesta este motivul pentru care managerii trebuie să înregistreze fiecare concediu pe foaia de pontaj.

Companiile din Rusia au dreptul de a-și stabili propriile reguli pentru completarea formularului T-12 sau T-13 și de a le înregistra în instrucțiuni sau linii directoare. Înainte de a reflecta timpul liber pe foaia de pontaj, trebuie să selectați și codurile. Cele general acceptate includ:

• RV, 03 - timp lucrat de angajati in weekend si sarbatori.
• OV, 27 - concediu plătit.
• NV, 28 - concediu neplătit.

Un angajat poate fi angajat să lucreze într-o zi nelucrătoare numai cu acordul său. În acest caz, se emite un ordin special cu următoarele secțiuni:

• Numele companiei.
• Data acceptării, numărul și orașul în care se află instituția.
• Numele documentului (de exemplu, „La angajare pentru a lucra într-o zi liberă”).
• Justificarea comenzii.
• Instrucțiuni pentru atragerea anumitor lucrători și plata cotei duble pentru 1 zi peste salariul stabilit.
• Funcția, numele complet și semnătura angajatului care a acceptat comanda.
• Numele complet și semnăturile angajaților familiarizați cu comanda.

Important!Ținând cont de informațiile din comandă, foaia de pontaj reflectă timpul lucrat de angajați într-o zi nelucrătoare.

În cazul în care compania utilizează un formular individual, bazat pe Nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011, timpul liber este înscris în raportul de evaluare sub forma unui cod general acceptat sau personalizat.

Caracteristicile muncii și a plății în zile nelucrătoare reflectate în Codul Muncii al Federației Ruse. Dacă foaia de pontaj este completată corect, nu vor fi dificultăți la plata personalului pentru timpul lucrat.

Angajații oricărei companii sunt obligați să lucreze în weekend din când în când din diverse motive - de exemplu, trebuie să se pregătească urgent pentru o inspecție sau să expedieze mărfurile livrate.

Un angajat are dreptul de a determina, la propria discreție, care formă de plată pentru munca în weekend sau vacanță este preferabilă lui. Are dreptul de a pretinde plata la o rată dublă sau de a fi de acord cu suma calculată la o singură rată, dar în același timp să ceară o zi liberă. În nicio circumstanță angajatorul nu poate influența decizia angajatului.

În același timp, angajații care au o înțelegere urgentă cu compania nu pot face astfel de cereri. contract de munca pe o perioadă de minim 2 luni. Codul Muncii al Federației Ruse prevede că pentru munca în weekend și în sărbători, aceștia pot primi plata doar la o rată dublă.

În conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, personalul poate fi recrutat pentru a lucra în weekend numai în situații de urgență. Să presupunem că trebuie să finalizați urgent sarcini care afectează activitatea viitoare a companiei. Dacă un manager nu respectă normele Codului Muncii al Federației Ruse, el încalcă legea. Acest lucru îl amenință cu probleme serioase la verificarea organelor de control.

Mai jos este o fișă de pontaj - o mostră de timp liber pentru completare.

Cum se completează o fișă de pontaj dacă un angajat este în concediu medical

Foarte des în organizații apare o întrebare legată de reflectarea corectă a concediului medical în buletinul de contabilitate. Pentru o înregistrare corectă concediu medicalÎn buletinul de evaluare trebuie să țineți cont de:

• ce metodă se utilizează pentru a înregistra prezența sau absența de la serviciu (înregistrarea completă sau numai înregistrarea abaterilor);
• modul de indicare a concediului medical pe buletinul de evaluare (cod litera „B”, cod digital „19” - pentru coloana 15 din formularul nr. T-12).

Să ne uităm la modul în care concediul medical este introdus într-o foaie de pontaj metoda de înregistrare continuă. În zilele de boală a angajatului, confirmate printr-un certificat de la o instituție medicală, trebuie să introduceți, de exemplu, codul litera „B” în jumătatea superioară a rândului și numărul de ore efectiv lucrate „0”. În continuare, trebuie să rezumați numărul de zile și de ore lucrate.

Mai jos este un exemplu de desemnare a concediului medical într-un buletin atunci când se utilizează metoda de înregistrare continuă:

Când un angajat se află în concediu medical folosind metoda de înregistrare a abaterilor, se notează în buletinul:

• litera cod „B” în zilele confirmate printr-un certificat de la o instituție medicală;
• codul litera „B” în weekend.

Iată cum se reflectă concediul medical în buletinul de evaluare folosind metoda de înregistrare a abaterilor:

De asemenea, folosesc coduri digitale. În acest caz, concediul medical din buletinul este coloana 15 din formularul nr.T-12 notată după cum urmează:

Iată o schemă pas cu pas pentru introducerea concediului medical în document:

Pasul 1.În primul rând, selectați codul de desemnare al companiei. Uitați-vă la codul de concediu medical din buletinul de evaluare („B” sau „19” pentru coloana 15 din formularul nr. T-12 sau un alt marcaj acceptat în organizația dumneavoastră). Pentru confortul dvs., amintiți-vă aceste coduri sau salvați-le în tabelul cu simboluri.

Pasul 3. Apoi calculezi numărul total de zile și ore lucrate de angajat. În acest caz, excludeți zilele de boală și weekendurile din calcul (cu excepția cazului în care există alte abateri).

Concediu medicalîn buletinul de evaluare în timpul vacanței se reflectă după cum urmează:

Pasul 1. Este necesar să se noteze concediul înainte de data debutului bolii salariatului indicată în certificatul de incapacitate de muncă. Pentru a face acest lucru, utilizați denumirea literei „OT” (cod numeric „09” - pentru coloana 15 din formularul nr. T-12). În perioada sărbătorilor, weekend-urile nu se sărbătoresc. Pentru a calcula concediul, se folosesc zile calendaristice, nu zile lucrătoare (articolul 115 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pasul 2. Zilele în care angajatul nu a putut lucra sunt marcate cu litera cod „B”.

Pasul 4. Trebuie să vă prelungiți vacanța: introduceți codul „FROM” în foaia de pontaj după ultima zi de vacanță. Înseamnă numărul zilelor următoare de boală. În acest caz, trebuie luate în considerare anumite nuanțe. În conformitate cu art. 124 din Codul Muncii al Federației Ruse, dacă un angajat este temporar cu handicap, concediul anual plătit este fie prelungit, fie amânat la o altă perioadă determinată de angajator, ținând cont de dorințele angajatului.

Deoarece legea Federației Ruse permite fie prelungirea, fie amânarea concediului la o altă perioadă, ținând cont de dorințele angajatului, aceasta nu poate fi prelungită automat din cauza unei boli. Angajatorul trebuie să înțeleagă ce vrea angajatul. În acest caz, salariatul este obligat să-și exprime dorințele cu privire la prelungirea sau amânarea concediului prin depunerea unei cereri corespunzătoare.

Întrebări pe care ofițerii de resurse umane le au adesea atunci când pregătesc foile de pontaj

Nu în toate cazurile, managementul întreprinderii respectă cu strictețe regulile prin care formularele T-12 și T-13 sunt completate, stocate și utilizate. Iată răspunsurile la cele mai frecvente întrebări pe care le au specialiștii în resurse umane atunci când elaborează o foaie de pontaj. Ghidându-te de aceste informații, vei face mai puține greșeli.

1. Care este perioada de valabilitate a unei foi de pontaj completată?

Artă. 586 „Lista managementului tipic documente de arhivă, generate în procesul de activitate organisme guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare”, precizează că termenul de valabilitate al buletinului de evaluare nu poate fi mai mic de 5 ani. Dacă foaia de pontaj a fost folosită pentru înregistrarea orelor de lucru ale angajaților din industriile grele și periculoase, termenul de valabilitate ajunge la 75 de ani.

1. Pentru ce etape ale mișcării foii de pontaj trebuie prevăzute la întocmire documente locale reglementând regulile dezvoltării și mișcării sale?

Fisa contabila parcurge mai multe etape si anume:

• mai întâi se formalizează;
• apoi verificați corectitudinea compoziției;
• dacă totul este corect, îl predă spre semnare;
• furnizarea de servicii de contabilitate;
• transferat pentru depozitare ulterioară, cu respectarea normelor acceptate în firmă (la departamentul de personal, la arhivă etc.).

Când întocmiți un program de flux de documente, asigurați-vă că includeți în acesta toată documentația contabilă, inclusiv foaia de pontaj, și faceți o mică ajustare la specificul formularului (durata pregătirii, posibile întârzieri în furnizarea documentelor de către angajați care confirmă absența de la serviciu, precum și timpul de ajustare a foii de pontaj).

1. Cine, în afară de cronometrul, poate păstra foile de pontaj?

În conformitate cu legea, nu numai cronometrarii au dreptul să completeze foile de pontaj (în plus, nu orice organizație are un astfel de specialist), ci și alte persoane autorizate. Un angajat de HR, un recrutor sau șeful unui departament structural poate păstra o fișă de pontaj. Totul depinde de sistemul de înregistrare a timpului de lucru al companiei. Acest punct trebuie fixat Descrierea postuluiși contractul de muncă al salariatului care completează fișa de pontaj.

1. Cum să completezi o fișă de pontaj dacă un specialist lucrează de la distanță?

Chiar dacă un angajat își îndeplinește sarcinile de la distanță, legea obligă totuși angajatorul să ia în considerare timpul său de lucru (Partea 4 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). După cum s-a menționat deja, puteți înregistra timpul de lucru într-o foaie de pontaj folosind metoda de înregistrare completă a aparițiilor și absențelor de la serviciu, precum și metoda de înregistrare numai a abaterilor, cum ar fi absențe, întârzieri, ore suplimentare etc. Pentru a ține cont de timpul lucrat de un specialist de la distanță, utilizarea posibilă prin orice metodă.

Dacă întreprinderea are angajați care lucrează de la distanță, regulile de înregistrare a timpului de lucru pot fi prescrise într-un act local (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Rețineți că atunci când lucrați de la distanță, se folosește de obicei metoda abaterii, deoarece cronometrul nu are informații despre aspectul angajatului la locul de muncă. Dacă nu există ore suplimentare sau absențe, foaia de pontaj include doar datele finale privind rezultatele muncii angajatului pentru prima și a doua jumătate a lunii. Dacă se utilizează metoda variației, zilele lucrătoare nu sunt reflectate în foaia de pontaj. Dacă celula din foaia de pontaj nu este completată, înseamnă că această zi a fost zi lucrătoare.

Cu toate acestea, dacă se folosește metoda abaterii la completarea unei foi de pontaj pentru un angajat la distanță, pot apărea dificultăți tehnice legate de introducerea informațiilor în programul 1C etc. În acest caz, este mai bine să utilizați metoda de înregistrare continuă a aparițiilor și absente.

• Plată suplimentară pentru muncă: pentru ce trebuie să plătiți angajații peste ceea ce ar trebui să plătească

Greșeli adesea făcute la pregătirea foilor de pontaj

La prima vedere, este ușor să completați un formular T-12 simplu sau un echivalent. Totuși, angajații care țin evidența orelor de lucru fac aceleași greșeli. De exemplu, ei introduc informații despre un angajat fără a indica funcția sau numărul de personal al acestuia.

Important! Rezultatele inspecțiilor documentelor contabile ale unui număr de organizații arată că cei responsabili cu menținerea foilor de pontaj nu respectă adesea regula de scurtare a zilei de lucru înainte de vacanță cu 1 oră. De fapt, angajații lucrează 7 ore legale. Documentele indică o normă de 8 ore.

Mai este unul greseala tipica, ceea ce companiile o fac în principal din cauza neatenției: înregistrează o vacanță ca zi lucrătoare. În plus, dificultățile pot fi asociate cu introducerea informațiilor despre timpul lucrat de specialist. Nu uitați că foaia dvs. de pontaj trebuie să includă toate orele pe care lucrătorul intern cu fracțiune de normă a lucrat în fiecare dintre pozițiile sale.

Dacă, la verificarea corectitudinii foii de pontaj, identificați o eroare, respectați prevederile clauzei 8 din art. 9 Legea federală din 6 noiembrie 2011 Nr 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. Informațiile incorecte trebuie tăiate cu atenție. Deasupra simbolurilor tăiate, trebuie să introduceți informațiile corecte și să indicați data la care au fost efectuate corecturile. În continuare, angajatul care a corectat foaia de pontaj trebuie să o semneze (trebuie și descifrată semnătura și indicată funcția).

Practicantul spune

3 probleme cu sistemul clasic de monitorizare a timpului de lucru al angajatului

Petru Lebedev,

Director de Economie și Finanțe la ThyssenKrupp Industrial Solutions (RUS), Dzerzhinsk

Angajații departamentelor de producție și-au înregistrat zilnic orele de lucru: au indicat pe foaia de pontaj cât timp (în ore) au petrecut proiecte specifice, studii, călătorii de afaceri etc. La sfârșitul lunii, foile de pontaj au fost predate supervizorului imediat, care, la rândul său, a transferat documentele către departamentul de contabilitate, al cărui angajat a introdus informații în sistem, a întocmit rapoarte de sinteză asupra proiectelor și le-a transmis managerilor.

La colectarea informațiilor, am întâmpinat 3 probleme principale:

1. A durat foarte mult timp pentru a colecta date statistice. S-a putut afla timpul efectiv lucrat de angajați, în cel mai bun caz, la o săptămână după încheierea lunii de raportare. Verificarea și aprobarea foilor de pontaj a durat, de asemenea, mult timp.
2. Au fost asociate și dificultăți cu obținerea de rapoarte intermediare. Nu am putut colecta date statistice mai mult de o dată pe lună. Și dacă am ține rapoarte săptămânale, numărul de foi de pontaj pe hârtie s-ar multiplica de patru ori. În plus, analiza necesită informații despre fiecare angajat. Dar nu toți angajații pot completa foile de pontaj în afara programului obișnuit, deoarece unii sunt în concediu medical, iar alții sunt într-o călătorie de afaceri.
3. Completarea foilor de pontaj a fost adesea efectuată cu erori. De exemplu, angajații au indicat greșit numărul de contract sau tipul de muncă sau nu au luat în considerare deloc programul de lucru și la sfârșitul lunii au completat foaia de pontaj în ordine aleatorie.

Un sistem automat de urmărire a timpului de lucru ne-a ajutat să rezolvăm aceste probleme.

Foaia de pontaj– servește drept bază pentru calcularea salariilor angajaților. Acest document conține informații despre prezența angajaților la locurile de muncă sau absența acestora, indicând motivul. Pentru a completa, puteți utiliza formularul unificat T-13 sau formularul T-12. Ca parte a acestui articol, vom analiza în detaliu caracteristicile de completare a fișei de pontaj T-13 și vom oferi un exemplu de completare a unei foi de timp de lucru folosind formularul T-13 ca exemplu. De asemenea, puteți descărca ambele formulare de mai jos.

O fișă de pontaj este un tabel în care prezența și absența de la serviciu sunt luate în considerare pentru fiecare angajat al unei întreprinderi. Este afișat numărul total de zile și ore lucrate pentru luna. În plus, sunt indicate coduri pentru motivele absenței de la serviciu.

Fișa de pontaj formular T-13 - umplere eșantion

În primul rând, este de remarcat faptul că completarea formularului se poate face în două moduri:

• Toate prezența și absențele de la serviciu sunt înregistrate zilnic;
• Se notează doar absenteismul, întârzierea și alte abateri de la ziua normală de lucru.

Eșantionul nostru de foaie de pontaj folosește metoda de urmărire pentru prima dată.

În primul rând, trebuie să introduceți în foaia de pontaj date despre angajații care merg la muncă în timpul lunii. Formularul T-13 în acest scop are un tabel în care se completează un rând separat pentru fiecare angajat.

Coloanele 2 și 3 includ numele complet, funcția angajatului și numărul de personal al acestuia.

Coloana 4 înregistrează prezența și absența de la serviciu. Pentru fiecare zi calendaristică a lunii există o celulă separată, denumirea codului este indicată în partea de sus, iar numărul de ore lucrate pentru ziua respectivă este indicat mai jos. Este posibil ca celula de jos să nu fie completată, dar orele de lucru sunt înregistrate în zile.

Denumirile codurilor pot fi găsite pe pagina de titlu a raportului, formularul T-12.

În exemplul de mai jos pentru completarea formularului T-13, au fost utilizate următoarele coduri de litere pentru a înregistra orele de lucru:

• I – ziua a fost lucrată integral;
• B – zi liberă;
• K – angajatul se află într-o călătorie de afaceri;
• B – în concediu medical;
• OT - în vacanță.

La sfârșitul lunii, ar trebui să calculați numărul de zile și ore lucrate în prima și a doua jumătate a lunii, pentru aceasta foaia de pontaj are coloanele 5, 6. În a cincea - celula de sus reflectă numărul de zile lucrate pentru prima și a doua jumătate a lunii, în celula inferioară - numărul de ore lucrate pentru fiecare jumătate a lunii. În a șasea, este indicat numărul de zile lucrate (celula superioară) și ore (celula inferioară) pentru întreaga lună. Figura de mai jos prezintă un exemplu de completare a coloanelor 1-6 dintr-o foaie de pontaj.

Un exemplu de completare a coloanelor 1-6 dintr-o foaie de pontaj (formularul T-13)

Coloanele 7-9 ale formularului T-13 conțin informații care vor fi utile pentru.

Pentru fiecare tip de remunerație există o denumire de cod separată, de exemplu:

• 2000 este un cod pentru salarii și indemnizații de călătorie;
• 2012 – codul pontajului pentru plata indemnizației de concediu de odihnă;
• 2300 – cod la plata concediului medical etc.

Exemplul nostru de completare a unei foi de pontaj conține cele trei coduri indicate mai sus.

Dacă pentru toți angajații este utilizat un singur tip de remunerare, atunci trebuie completate următoarele date:

• codul tipului de salariu - coloana 7-9 în partea de sus, același pentru toți angajații;
• cont corespondent – ​​cont căruia i se atribuie costuri pentru un anumit tip de remunerație;
• Coloanele 7 și 8 rămân goale;
• 9 – numărul de zile (ore) lucrate pe lună pentru fiecare angajat.

Dacă se utilizează mai multe tipuri de remunerare, atunci trebuie completate toate cele trei coloane: 7, 8, 9.

Al șaptelea conține codul de remunerare a muncii, al optulea contul de alocare a costurilor pentru acest tip de plată, al nouălea numărul de zile sau ore corespunzător acestui tip de plată. Aceste date se completează pentru fiecare angajat indicat în foaia de pontaj.

Coloanele rămase ale tabelului conțin informații despre motivele absențelor și întârzierilor angajaților.

De asemenea, are propriile coduri pentru motivele absențelor, de exemplu:

• K – călătorie de afaceri;
• B – concediu medical;
• OT – vacanță etc.

In dreptul codului motiv este indicat numarul de ore sau zile de absenta a angajatului din acest motiv. Completarea foilor de pontaj este de obicei responsabilitatea șefilor de departamente sau divizii sau a angajaților de resurse umane.

Completarea unei foi de pontaj conform formularului T-13 (coloanele 7-13)

Pentru a organiza evidența personalului într-o companie, ofițerii de resurse umane și contabilii începători se potrivesc perfect cu cursul de autor al Olga Likina (contabil M.Management video) ⇓

Descărcați fișa de pontaj (formular T-13). Eșantion și formular în Excel

Mai jos puteți descărca un formular de foaie de pontaj pe o singură foaie, iar ca exemplu mai jos puteți vedea un exemplu de document completat.

Lecția video „Foile de pontaj. Formularul T-13”

Acest tutorial video prezintă un exemplu detaliat de completare a unei foi de pontaj folosind formularul T-13.

(Rezoluția din 5 ianuarie 2004 nr. 1). Anterior, formularele unificate erau obligatorii, angajatorii nu își puteau folosi propria muncă, dar acum mostrele Goskomstat sunt de natură consultativă.

Fișa orarului de lucru (proba de umplere T-13) este adaptată pentru înregistrarea automată. Este utilizat în departamentele care sunt dotate cu turnichete cu înregistrarea automată a orei de sosire și plecare a personalului și se menține un jurnal electronic al orelor de lucru. Formularul T-12 combină capabilitățile de înregistrare a timpului lucrat și de calculare a salariilor.

În sectorul public, se utilizează formularul de fișă de pontaj conform OKUD 0504421 șablonul pentru completarea acestuia diferă de șabloanele utilizate de firmele comerciale. Structura acestui document a fost aprobată de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse prin ordinul nr. 52n din 30 martie 2015.

Reguli pentru completarea unei foi de pontaj 2018

Documentul se eliberează lunar într-un singur exemplar. Puteți introduce date în el manual sau folosind tehnologia computerizată. Salariatul care răspunde de acuratețea, completitudinea și promptitudinea întocmirii foii de pontaj este numit de șeful întreprinderii prin ordin.

Cum se completează o fișă de pontaj:

• documentul începe să fie pregătit pentru finalizare înainte de începerea lunii calendaristice următoare;
• partea de titlu trebuie să reflecte informații despre societatea angajatoare, divizie, datele de început și de încheiere ale perioadei contabile;
• informațiile de identificare a angajaților (nume complet, funcție) sunt introduse în blocul tabelului;
• zilele lunii sunt delimitate de coloane;
• în celulele de la intersecția datelor și prenumelui sunt afișate informații despre orele lucrate și ture;
• weekendurile și sărbătorile trebuie marcate cu simboluri speciale;
• datele privind performanța în muncă pentru fiecare angajat sunt introduse zilnic în document;
• informațiile despre absențe din motive întemeiate trebuie să aibă justificare documentară;
• Pentru întârzieri și absenteism se folosesc coduri alfabetice speciale.

Inspectorul de resurse umane și alte persoane responsabile trebuie să știe cum este completată fișa de pontaj și să urmeze această procedură. Documentul finit trebuie certificat prin semnătura șefului companiei - fără acest element, formularul nu poate fi acceptat în contabilitate de către departamentul de contabilitate, nu este considerat valabil.

Fișă de pontaj: eșantion de umplere pentru întreprinderile cu capital privat

Formularele T-12 și T-13 completate conțin coduri alfanumerice uniforme. Aceste caractere trebuie descifrate pe pagina de titlu. Dacă este necesară introducerea unor coduri suplimentare, acestea sunt aprobate de entitatea comercială prin ordin intern. De exemplu, prezența la locurile de muncă în timpul zilei poate fi indicată prin codul „I” sau „01” dacă munca a fost efectuată în tura de noapte, atunci se utilizează codul „N” (“02”); Lista completă desemnările codurilor standard sunt date în Ordinul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1, din 01/05/2004.

Foaia de pontaj trebuie să conțină date nu numai despre numele complet. angajat, dar și în funcție de funcția sa actuală. Dacă un angajat lucrează la o întreprindere în două posturi cu normă parțială, informațiile despre programul de lucru sunt introduse separat pentru fiecare post. Întreprinderile și antreprenorii individuali au dreptul de a dezvolta în mod independent un șablon de fișă de pontaj și de a-l introduce în sistemul intern de flux de documente prin propria lor comandă.

Fișă de pontaj 0504421: eșantion de umplere pentru angajații din sectorul public

Formularul este destinat utilizării numai de către structurile bugetare. Documentul poate fi primar sau corectiv. Pentru foile de corectare este necesar să se indice numărul de serie al amendamentelor. Formularul oferă două rezultate pentru antrenament:

• în coloana 20 se trec datele privind orele lucrate pentru prima jumătate a lunii, care sunt necesare pentru calcularea avansului;
• Coloana 37 reflectă informații despre munca pentru întreaga lună.

În legătură cu formularul 0504421, modelul de formular nu conține date privind salariile calculate. Companiile pot adăuga coloane sau rânduri noi la șablonul de document, dar nu pot șterge coloanele existente. Politica contabilă a unei entități comerciale trebuie să indice metoda de întocmire a unei foi de pontaj:

• Formularul 0504421, un eșantion de finalizare a acestuia poate conține date numai privind abaterile de la durata normală a unui schimb sau a unei zile de lucru. Ratele totale de neprezentare vor fi înregistrate în coloanele rezumate.
• De asemenea, foaia de pontaj 0504421, eșantionul pentru completarea acestuia poate reflecta doar date despre munca efectivă. Ultimele coloane arată valoarea muncii efectuate în funcție de prezența la vot.

Exemplul prezentat aici pentru completarea unui buletin în 2018 folosind metoda de înregistrare a abaterilor presupune completarea a două rânduri pentru fiecare persoană. Linia de jos indică motivul abaterilor. Pentru aceasta, sunt furnizate coduri speciale de litere - B (weekend), O (vacanțe), K (călătorii de afaceri), A (neprezentare cu permisiunea conducerii) etc. În rândul de sus, dacă există o abatere înregistrată, se indică numărul de ore de absență de la locul de muncă.

Dacă o persoană a avut două motive pentru absenteism în timpul zilei (dar la ore diferite), atunci munca se reflectă în două rânduri, adică funcția și numele complet. angajatul este duplicat în rândul de mai jos. Acest lucru este necesar pentru a reflecta mai multe coduri de litere cu o dată și pentru a identifica numărul de ore de absență pentru fiecare motiv.