Servicii administrative si organizatorice. Concept, caracteristici, tipuri de servicii administrative. Scopurile si obiectivele departamentului

50. Munca organizatorică și administrativă în sistemul serviciilor sociale, instituțiilor și organizațiilor

Sarcina activității organizatorico-administrative sau organizatoric-administrative este de a coordona acțiunile subordonaților. Influența organizatorică și administrativă asigură claritatea, disciplina și ordinea muncii într-o echipă. Arta unui manager se va manifesta în capacitatea de a determina combinația optimă a metodelor organizatorice, administrative și economice.

Într-un sens larg, termenul „managementul personalului” este folosit ca sinonim pentru termenul „managementul resurselor umane”, o tehnologie fundamental nouă de management al personalului.

Personalul întreprinderii poate fi clasificat după diverse criterii. De exemplu, după funcțiile pe care le îndeplinesc lucrătorii, după nivelul de studii, specialități, sex și vârstă etc. Cea mai semnificativă clasificare pare să fie după funcțiile pe care le îndeplinesc lucrătorii. Din acest punct de vedere, personalul este împărțit în producție și management.

Scopul principal al managementului personalului este de a utiliza cu cea mai mare eficienta potentialul de personal al organizatiei. Elementul fundamental al sistemului de management al personalului îl reprezintă principiile lucrului cu personalul.

Principiile sunt următoarele: selectarea personalului pe baza calităților personale și de afaceri; continuitatea personalului; o definire clară a drepturilor, îndatoririlor și responsabilităților fiecărui angajat; asigurarea condițiilor pentru creșterea profesională și a locurilor de muncă; o combinație de încredere în personal și verificarea performanței. Pe baza principiilor managementului personalului, se formează o politică de personal, ale cărei componente sunt:

Politica de ocupare (analiza locurilor de munca, metode de angajare, metode de selectie, promovare, proceduri de acordare a concediilor de odihna si concedieri);

Politica de formare (formare avansată);

Politica de remunerare (sistem de plată, beneficii);

Politica de relații industriale (stabilirea unor proceduri pentru rezolvarea cu ușurință a problemelor de muncă);

Politica de bunăstare ( pensiile muncii, prestații de boală, indemnizații de invaliditate, servicii medicale, de transport, locuințe, alimente).

Managementul resurselor umane cuprinde următoarele etape:

1) planificarea forței de muncă;

2) recrutare;

4) definiție salariileși beneficii;

5) orientare și adaptare în carieră;

6) antrenament;

7) evaluarea activității de muncă;

8) instruirea personalului de conducere.

Necesitatea activităților organizaționale este determinată de următoarele aspecte:

1. pentru a-și atinge scopurile, oamenii sunt nevoiți să se unească;

2. orice activitate comună va fi mai eficientă dacă pentru fiecare membru al echipei se stabilește, în primul rând, ce ar trebui să facă; în al doilea rând, de ce este responsabil; în al treilea rând, cine își controlează activitățile.

Răspunsul la aceste trei întrebări determină rolul organizatoric al unui membru al oricărei echipe.

Totalitatea și interrelațiile rolurilor organizaționale formează structura organizațională a organizației.

În activitățile organizaționale se pot distinge trei domenii principale:

1. determinarea standardelor de controlabilitate, i.e. determinarea numărului de persoane pe care un manager le poate gestiona eficient;

2. stabilirea unor relaţii de autoritate şi responsabilitate care leagă managerii de la diferite niveluri şi subordonaţii acestora;

3. formarea unei structuri organizatorice, i.e. împărțirea în unități și stabilirea legăturilor între ele.

Construirea structurilor organizatorice se bazează pe două principii de bază.

Principiul unității scopului , Potrivit căreia o structură organizatorică este eficientă dacă facilitează cooperarea oamenilor în realizarea scopurilor organizației.

Principiul eficienței , Potrivit căreia o structură organizațională este eficientă dacă îi ajută pe oameni să-și atingă obiectivele cu consecințe sau costuri nedorite minime. În același timp, costurile înseamnă nu doar costurile resurselor materiale și financiare, ci și satisfacția sau nemulțumirea individuală și de grup a angajaților față de structura existentă a organizației.

Eficacitatea serviciilor sociale depinde de tipul de structură organizatorică utilizată. Managementul asistenței sociale este înțeles ca un ansamblu de elemente ale unui organ de conducere și conexiuni stabile între acestea, asigurând integritatea acestuia și menținându-și proprietățile de bază în timpul diferitelor schimbări interne și externe.

Cerințe de bază pentru structura organizatorică: un număr minim de legături și niveluri de management, o distribuție clară a funcțiilor, stabilitate, continuitate, eficiență și flexibilitate a managementului.

Formarea resurselor de muncă ale unei organizații constă în 4 etape.

1. Planificarea resurselor umane.

Planificarea necesarului de personal- parte a procesului general de planificare în organizație.

2. Recrutare. După cum știți, scopul recrutării este de a crea un pool de candidați pentru toate locurile de muncă, ținând cont, printre altele, de viitoarele schimbări organizaționale și de personal, disponibilizări, relocari, pensionări, expirări de contracte, schimbări de direcții și natura activitati de productie.

3. Selectie. Este necesar să se selecteze un angajat care este capabil să obțină rezultatul așteptat de organizație.

4. Stabilirea salariilor și beneficiilor. Structura salarială include rate de bază, plăți bonus și programe sociale.

O metodă de management este o metodă de influențare a subiectului managementului asupra unui obiect pentru implementarea practică a obiectivelor strategice și tactice ale sistemului de management. Metodele de management sunt un set de tehnici și metode de influențare intenționată a unei echipe de producție sau a unui angajat individual pentru a-i încuraja să întreprindă anumite acțiuni în interesul întreprinderii. Metodele de management diferă unele de altele prin caracteristicile lor motivaționale, adică la activarea motivelor comportamentului oamenilor asupra cărora se concentrează. Metodele sunt împărțite în administrative, economice și socio-psihologice.

Documentele organizaționale includ carte, regulamente și instrucțiuni. Sub charter este înțeles ca un set de reguli care reglementează activitățile organizațiilor, relațiile acestora cu alte organizații și cetățeni, drepturile și obligațiile în domeniul activităților acestora. Chartele trebuie să conțină anumite prevederi, fără de care înregistrarea de stat a organizației nu este permisă. Astfel, carta trebuie să definească: denumirea organizației, locația acesteia, obiectul și scopul activităților sale, procedura de constituire a proprietății sau de formare a capitalului autorizat, organele de conducere și control, condițiile de reorganizare și încetarea activităților. , etc.

Prevederi- reglementări care definesc ordinea de formare, structura, funcțiile, competența, responsabilitățile și organizarea muncii unei unități structurale, comisii, activități ale funcționarilor etc. Un grup separat include prevederi care reglementează totalitatea relațiilor organizaționale, de muncă și de altă natură pe o anumită problemă. Prevederile se aprobă în conformitate cu procedura stabilită. Atât statutele, cât și regulamentele sunt documente complexe, structura și conținutul acestora fiind de obicei determinate de agențiile de redactare.

Instrucțiunile sunt acte juridice care sunt emise în scopul stabilirii regulilor care reglementează diverse aspecte ale activităților organizațiilor, diviziilor și serviciilor acestora, funcționarilor, cetățenilor, precum și în scopul explicării și stabilirii procedurii de aplicare a actelor legislative.

Reglementări privind activitățile personalului administrativ și de conducere

1. Dispoziții generale

1.1. Reglementări privind personalul administrativ și de conducere al statului institutie bugetara„Centrul regional de asistență socială pentru familii și copii „Zhuravushka” (denumit în continuare Instituția) este un act de reglementare local al instituției, care definește sarcinile și funcțiile unității în structura instituției, drepturile și responsabilitățile acesteia. în relaţiile cu alte departamente.

1.2. Reglementările privind personalul administrativ și de conducere se aprobă de către directorul Instituției.

1.3. Reglementările aprobate privind personalul administrativ și de conducere se păstrează de către specialistul de personal al Instituției.

1.4. Personalul administrativ și de conducere (în continuare - AUP) este o unitate structurală a Instituției.

1.5. Conducerea directă a activităților AUP este realizată de directorul Instituției.

1.6. În activitățile sale, AUP este ghidată de Constituție Federația Rusă, legi federale, alte reglementări acte juridice, ordinele și regulamentele Ministerului Politicii Sociale Regiunea Nijni Novgorod, Carta instituției, ordinele directorului instituției, fișele postului lucrătorilor și alte reglementări.

2. Scopurile și obiectivele activităților departamentului

Scopul AUP este de a organiza și coordona activitatea instituției prin consolidarea capacității de resurse a instituției și îmbunătățirea sistemului de servicii sociale pentru familii și copii din regiunea Nijni Novgorod.

În activitățile sale, AUP trebuie să asigure soluționarea următoarelor sarcini:

2.1. conducerea generală a activității diviziilor structurale ale Instituției și coordonarea activităților acestora;

2.2. asigurarea implementării în activitățile Instituției legi federaleși alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, în măsura în care se referă la competența instituției;

2.3. organizarea și implementarea dezvoltării unei strategii, a principalelor direcții ale politicii de personal a Instituției și asigurarea implementării acesteia;

2.4. formarea de personal de înaltă profesie al Instituției, capabil să asigure în mod eficient realizarea sarcinilor și funcțiilor care îi sunt atribuite;

2.5. organizarea şi desfăşurarea muncii în domeniul social relaţiile de muncăși munca de premiu;

2.6. colectarea și rezumarea informațiilor despre activitățile instituției, prezentarea informațiilor despre problemele activităților instituției șefului departamentului protecţie socială populația districtului Sovetsky din Nijni Novgorod;

2.7. implementarea măsurilor pentru crearea condițiilor de muncă sigure și favorabile pentru angajații Instituției;

2.8. organizarea dreptului operare tehnică cladiri, structuri, retele si comunicatii si mentinerea acestora in permanenta pregatire operationala; inspecții tehnice sistematice;

2.9. organizarea reparațiilor majore și curente ale clădirilor și structurilor, monitorizarea calității lucrărilor efectuate;

2.10. asigurarea Instituției cu echipamentele necesare, mobilier, inventar, combustibili și lubrifianți, alimente, materiale de construcție;

2.11. asigurarea respectării stricte a normelor de protecție și siguranță a muncii și de funcționare tehnică a echipamentelor și dispozitivelor;

2.12. organizarea muncii de întreţinere contabilitate si asigurarea ordinii de depozitare documente contabile;

2.13. controlul securității tehnice și al protecției muncii a tuturor diviziilor structurale;

2.14. ținerea evidenței corespondenței de intrare și de ieșire, sistematizarea și asigurarea securității documentelor în modul prescris;

2.15. controlul disciplinei muncii și respectarea de către angajați a reglementărilor interne de muncă.

3. Funcții

Pentru a rezolva sarcinile cu care se confruntă, AUP îndeplinește următoarele funcții:

3.1. organizarea funcționării efective a diviziilor structurale ale Instituției;

3.2. asigurarea unui sistem eficient de monitorizare a stării activității Instituției;

3.3. elaborarea unui plan de acțiune pentru a determina perspectivele de dezvoltare ale Instituției;

3.4. organizarea executării ordinelor și instrucțiunilor directorului, monitorizarea executării acestora de către angajați;

3.5. pregătirea și transmiterea către director de propuneri pentru punerea în aplicare a legilor federale și a altor reglementări, personal și activități de muncă;

3.6. Asigurarea activitatii comisiilor:

• citat;
• bilanţ;
• privind reglementarea conflictelor de interese;
• pentru a stabili experiența de muncă.

4. Drepturi

4.1. Solicita si primeste de la toate diviziile structurale informatiile necesare desfasurarii activitatilor sale.

4.2. Dacă este necesar, interacționează cu organizații externe.

4.3. Faceți propuneri de recompensare a angajaților pentru munca conștiincioasă și eficientă și aplicați măsuri disciplinare în cazul acestora.

4.4. Intrați, modificați și terminați contracte de munca cu salariatii in modul si in termenele stabilite Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi, reglementări.

4.5. Faceți ajustările corespunzătoare la reglementările locale existente și la proiectele de documente în curs de elaborare de către Instituție.

Angajații departamentului beneficiază de drepturi și îndeplinesc sarcini în conformitate cu fișele postului.

5. Responsabilitate

5.1. Aparatul raspunde de indeplinirea corecta si la timp a functiilor prevazute de Regulamentele privind aparatul administrativ si managerial, in limitele specificate. legislatia muncii Federația Rusă și alte acte juridice care reglementează activitățile instituției.

6. Interacțiune

6.1. În cadrul Instituției, AUP interacționează cu toate diviziunile structurale.

6.2. Interacționează cu autoritățile puterea de stat, instituții de servicii sociale, instituții de sănătate, instituții de învățământ și reprezentanți ai mass-media.

6.3. Interacționăm cu organizații caritabile, asociații și mari fundații.

7. Reorganizare și lichidare

7.1. AUP este reorganizată sau lichidată în legătură cu reorganizarea sau lichidarea Instituției.

8. Dispoziții finale

8.1. În perioada de absență temporară a unuia dintre directorii adjuncți ai Instituției (fiind în călătorie de afaceri, concediu de odihnă, absență pentru invaliditate temporară etc.), directorul încredințează îndeplinirea atribuțiilor sale membrilor de resort ai personalului administrativ și de conducere sau șefului unuia dintre compartimentele supravegheate de directorul adjunct absent al Filialei.

8.2. Programul de concediu al AUP este întocmit de comun acord cu directorul în așa fel încât prezența angajaților AUP în concediu să nu conducă la o scădere semnificativă a eficienței Instituției și a filialelor acesteia supravegheate de membrii relevanți ai AUP.

Reglementările privind activitățile AUP au fost elaborate în conformitate cu Carta Instituției. Pot fi aduse modificări și modificări ale Regulamentului privind activitățile AUP, ținând cont de modificările din legislația actuală a Federației Ruse sau după caz. Reglementările trebuie revizuite cel puțin o dată la cinci ani.

Cercetări pe această problemă în știință drept administrativ sunt într-un stadiu incipient. Caracteristicile și tipurile de servicii administrative sunt studiate, în special, de I. B. Koliushko. El observă că serviciile oferite de agențiile guvernamentale și administrația locală, constituie sfera serviciilor publice. Pe baza caracteristicilor entității care furnizează servicii publice, există servicii publice (prestate de organisme ramura executivaŞi intreprinderi de stat, instituții și organizații) și servicii municipale (furnizate de autoritățile locale și companii de utilități, instituții, organizații). Serviciile de stat includ, de asemenea, serviciile care sunt furnizate de administrațiile locale și instituțiile nestatale, organizațiile, întreprinderile în exercitarea competențelor delegate de stat, iar serviciile municipale includ serviciile care sunt furnizate pe cheltuiala bugetele localeși sub responsabilitatea administrațiilor locale.

Serviciile administrative sunt acele servicii publice (de stat și municipale) furnizate de autoritățile executive, organele executive ale autonomiei locale și alte entități autorizate și a căror prestare este asociată cu exercitarea puterii.

În special, I. B. Koliushko identifică următoarele caracteristici ale serviciilor administrative:

1. Serviciile administrative sunt furnizate la cererea unei persoane fizice sau persoană juridică.

2. Furnizarea de servicii administrative este asociată cu furnizarea de condiții semnificative din punct de vedere juridic pentru punerea în aplicare a drepturilor subiective ale unei anumite persoane private.

3. Serviciile administrative sunt prestate exclusiv de organe administrative prin exercițiul autorității.

4. Dreptul unei persoane de a primi un anumit serviciu administrativ și competențele corespunzătoare ale organului administrativ ar trebui stabilite numai prin lege.

5. Rezultatul unui serviciu administrativ este un act administrativ - o decizie sau o acțiune semnificativă din punct de vedere juridic a unui organ administrativ care satisface cererile unei persoane.

Serviciile administrative sunt mijlocul principal de realizare a drepturilor cetățenilor în sfera puterii executive, deoarece marea majoritate a cauzelor care sunt decise de organele administrației publice sunt inițiate de către cetățeni înșiși și vizează drepturile subiective ale acestora.

Cercetătorul menționat propune următoarea clasificare a serviciilor administrative:

1. După nivelul de stabilire a competențelor de prestare a serviciilor administrative și tip reglementare legală proceduri pentru furnizarea acestora:

Servicii administrative pentru reglementare centralizată (legi, acte ale Cabinetului de Miniștri);

Servicii administrative cu reglementări locale (acte ale guvernelor locale);

Servicii administrative cu reglementare „mixtă” (când există atât reglementare centralizată, cât și reglementare locală).

2. După criteriul de plată:

Servicii cu plată;

Servicii gratuite.

Înregistrare;

Acordarea permisiunii (licenței);

Certificare;

Certificare;

Verificare;

Nostrificare;

Legalizarea;

Stabilirea statutului etc.

4. Pentru subiectul (natura) problemelor pentru care solicită persoane fizice:

Servicii (economice) antreprenoriale;

Servicii sociale;

Servicii funciare;

Servicii de constructii si utilitati etc.

Serviciu administrativ – rezultatul exercitării puterii de către o entitate autorizată, care, în condițiile legii, asigură formalizarea legală a condițiilor de exercitare de către persoanele fizice și juridice a drepturilor, libertăților și intereselor legitime la cererea acestora (eliberarea autorizațiilor; licențe), certificate, acreditări, înregistrare etc.) .

În conformitate cu Rezoluția Cabinetului de Miniștri „Cu privire la măsurile de eficientizare a serviciilor administrative” din 17 iulie 2009 N737, serviciul administrativ- este un serviciu care rezultă din exercitarea de către subiect a autorităţii de a accepta, în conformitate cu reglementări, unei persoane fizice sau juridice care solicită un act administrativ care vizează punerea în aplicare și protejarea drepturilor și intereselor sale legitime și/sau pentru îndeplinirea acesteia. definite de lege responsabilități (obținerea unui permis (licență), certificat, certificat și alte documente, înregistrare etc.).

Serviciile administrative nu includ activități de control (efectuarea de audituri, audituri, inspecții etc.), serviciile educaționale, medicale și economice prestate de autoritățile executive, întreprinderile de stat, instituțiile și organizațiile.

Serviciile administrative pot fi furnizate pe bază de plată sau gratuită.

Serviciile administrative sunt prestate în conformitate cu standardele care sunt aprobate de entități în conformitate cu atribuțiile acestora, ținând cont Recomandări metodologice privind dezvoltarea standardelor pentru serviciile administrative. Instituțiile cărora le-au fost delegate competențele de a presta servicii administrative atribuite autorităților executive în conformitate cu actele juridice de reglementare, prestează astfel de servicii în conformitate cu standardele aprobate de autoritățile executive care au delegat astfel de competențe.

Entitățile care furnizează servicii administrative în mod continuu asigură: postarea de informații privind prestarea serviciilor administrative pe standuri și site-uri web oficiale, furnizarea de clarificări cu privire la aspecte legate de prestarea serviciilor administrative.

Pot exista multe clasificări ale serviciilor administrative. După criteriul de plată, serviciile administrative pot fi împărțite în plătite și gratuite pentru persoană.

În funcție de subiect , care furnizează servicii administrative, acestea pot fi împărțite în servicii administrative de stat și servicii administrative municipale. Ceea ce este important, în primul rând, sunt acele clasificări care au semnificație practică, adică fac posibilă formularea de recomandări pentru îmbunătățirea sistemului de prestare a serviciilor administrative.

Unul dintre aceste criterii de clasificare poate fi numit nivel de autoritate pentru prestarea serviciilor administrative si reglementarea legala a procedurilor de prestare a acestora , în special:

1) servicii administrative pentru reglementare centralizată (legi, acte ale Președintelui Ucrainei, Cabinetului de Miniștri și organelor executive centrale ale Ucrainei);

2) servicii administrative de reglementare locală (acte ale autorităților locale, autorităților executive locale);

3) servicii administrative de reglementare „mixtă” (când se realizează simultan atât reglementarea centralizată, cât și cea locală).

Serviciile administrative pot fi clasificate pe ramuri ale legislaţiei , mai precis, pe subiectul (natura) problemelor pentru care persoanele fizice se adresează organelor administrative în vederea rezolvării. Printre acestea putem distinge servicii de afaceri (sau economice), sociale, funciare, de construcții și comunale, locuințe și alte tipuri de servicii administrative. În acest caz, serviciile sociale administrative sunt înțelese ca servicii legate de punerea în aplicare a competențelor guvernamentale, de exemplu, numirea asistenței sociale de stat și altele asemenea. Un exemplu de servicii administrative funciare ar putea fi adoptarea de către un organism administrativ local a unei decizii de furnizare teren pentru utilizare și exemple de antreprenoriat servicii publice– înregistrarea subiectelor activitate antreprenorială, emiterea de licențe și altele asemenea.

Orice companie are mai multe funcții de care nu se poate lipsi, indiferent de ceea ce face compania. Și tocmai aceste funcții includ munca administrativă și economică. Acest articol va vorbi despre cele mai semnificative funcții administrative și economice din companii, posturile pe care aceste funcții le pot îndeplini, locul și rolul acestei funcții în structura companiei, precum și mai detaliat despre unele funcții administrative care primesc de obicei o atenție insuficientă. .

În ciuda faptului că funcțiile administrative și economice din diverse companii sunt tipice, cu toate acestea, conținutul lor specific depinde de obiectivele care stau în în acest moment companiei, precum și dimensiunea companiei și resursele acesteia. Să luăm în considerare cele mai tipice funcții administrative și economice, precum și impactul sarcinilor curente și situația din companie asupra acestora.

Toate funcțiile administrative și economice pot fi împărțite în mai multe grupuri:

1) Sprijin curent al activităților:

• furnizarea de articole de papetărie
• furnizarea de echipamente de birou și consumabile
• furnizare de bunuri de uz casnic
• mentinerea echipamentelor de birou si a mobilierului in stare de functionare (reparatii si intretinere)
• furnizarea de comunicații (conexiune telefoane mobile, canale de internet dedicate, operarea liniilor orașului)
• efectuarea de achiziții mari o singură dată (mobilier, echipamente de birou)

2) Fluxul documentelor:

• dezvoltarea unui sistem de evidenţă
• managementul documentelor
• arhivare
• întreținerea bibliotecilor, bazelor de date

3) Exploatarea unei clădiri, spații, teritoriu:

• curatenie a spatiilor
• întreținerea clădirilor (electricitate, instalații sanitare, reparații minore casnice)
• decorarea camerei
• renovarea spațiilor
• amenajarea teritoriilor adiacente
• amenajarea teritoriului

4) Munca organizatorica:

• organizarea locurilor de munca
• organizare de evenimente (vacanțe, întâlniri corporative, prezentări)
• organizarea sălilor de întâlnire
• catering pentru angajati
• serviciu de transport
• serviciu de curierat
• organizarea asigurărilor angajaţilor şi companiei
• organizarea relocarilor

5) Relații cu terții:

• interacțiunea cu agențiile guvernamentale (probleme de funcționare a clădirii și a zonelor învecinate)
• interacțiunea cu proprietarii (sau chiriașii)
• relatii cu furnizorii, urmarirea contractelor, facturilor, platilor.

6) Informații interne ale personalului:

• organizarea notificării noilor documente
• controlul asupra executării comenzilor
• lansarea publicațiilor interne corporative (ziare, buletine informative, pliante), pregătirea și distribuirea mesajelor informative
• organizarea si mentinerea la zi a panourilor de buletine
• organizarea de muzee și expoziții interne

Dorim să vă atragem atenția asupra faptului că unele funcții administrative și economice sunt de natură permanentă, în timp ce altele sunt sarcini unice care pot fi îndeplinite doar de câteva ori sau chiar o dată. Cu toate acestea, ele trebuie amintite și discutate cu angajații atunci când își stabilesc obiectivele de lucru. Astfel încât, dacă este necesar, pentru a rezolva orice sarcină unică, dar globală (de exemplu, organizarea unei mișcări), întrebarea „Cine ar trebui să facă asta?”

Mai mult, angajații administrativi și economici trebuie să știe cu fermitate că scopul lor principal este să asigure funcționarea neîntreruptă și confortabilă a tuturor serviciilor companiei. Sarcina lor principală este să ajute toate celelalte departamente ale companiei să îndeplinească planurile de producție, indiferent de ce trebuie să facă pentru a realiza acest lucru. Astfel, lista de funcții poate fi fie scurtată, fie extinsă, în funcție de situația specifică.

Următorii factori influențează ce funcții și în ce măsură are nevoie de o anumită organizație:

• dimensiunea companiei
• obiectivele companiei
• clădirea este deținută?
• specificul activităților companiei (de exemplu, cât de des este necesar un curier sau câte mașini de companie sunt necesare)

Adică, fiecare companie poate crea în mod independent o listă cu funcțiile de care are nevoie prin efectuarea analizei adecvate.

Pentru a ilustra, dăm două exemple.

O mare întreprindere industrială și-a stabilit un obiectiv de a ajunge la nivel internațional și de a-și aduce standardele de lucru mai aproape de cele globale. S-a planificat dezvoltarea cooperării internaționale și primirea delegațiilor. Compania deține mai multe clădiri de producție (5 ateliere, o clădire administrativă, un punct de control, o boiler, o cantină, o seră) și are propriul teritoriu. Conducerea a stabilit sarcina reorganizării diviziilor administrative și economice ținând cont de noile cerințe. Înainte de transformări, întreprinderea avea un departament administrativ și economic, care cuprindea: un birou, o arhivă, un birou de dactilografiere, un serviciu de curierat, un proiectant, curățenie și portar. Este de remarcat faptul că AHO a raportat directorului comercial(!), care, firesc, foarte rar și-a amintit chiar de existența acestui departament. În plus, următoarele servicii existau ca divizii separate care raportau direct directorului fabricii: departamentul de amenajare a teritoriului, departamentul de transport, cantina și departamentul de circulație din fabrică. Unele funcții administrative și economice nu au fost atribuite nimănui, motiv pentru care au apărut în mod regulat probleme. Astfel, nimeni nu era responsabil pentru reparațiile minore ale gospodăriei, iar toți managerii au rezolvat astfel de probleme cât au putut, implicând subordonații lor, care erau mai versați în tehnologie decât alții, în muncă. De asemenea, nu a existat nicio achiziție centralizată de papetărie și rechizite de uz casnic, precum și de echipamente de birou. Din nou, fiecare șef de departament a cumpărat pe cont propriu tot ceea ce era necesar, nimeni nu a ținut evidența estimărilor pentru aceste cheltuieli.

Conducerea uzinei a văzut ineficiența acestei zone și a decis să se reorganizeze. Ca urmare, a fost creată o divizie separată, condusă de directorul adjunct pentru probleme generale (noua pozitie). Ii erau subordonate urmatoarele servicii: administratie, cantina, compartiment transport, compartiment amenajari si amenajari peisagistice, serviciu paza, circulatie mare.

De asemenea, structura departamentului administrativ și economic a suferit modificări. Acesta a inclus:

• birou
• arhivă
• sectorul administrativ (organizarea de săli de ședințe, ședințe ale delegațiilor, evenimente, rezervare bilete și hoteluri etc.)
• sector pentru susținerea activităților curente (achiziționarea de articole de papetărie și echipamente de uz casnic, achiziționarea de mobilier și echipamente, reparații minore, comunicații, decorarea spațiilor, organizarea locurilor de muncă)
• sector de curățenie (curățeni)

Astfel, au fost introduse două noi departamente (sectorul administrativ și sectorul de susținere a activităților curente), biroul de dactilografiere a fost desființat (în legătură cu trecerea la managementul documentelor electronice) și serviciul de curierat (calculul a arătat că serviciile terților sunt mai ieftine). Portarii au devenit subordonați departamentului de amenajare a teritoriului. Ca urmare a transformărilor, costurile s-au redus semnificativ datorită eliberării principalelor departamente de la îndeplinirea unor funcții neobișnuite (reparații, achiziții), precum și datorită faptului că implementarea achizițiilor centralizate de rechizite de birou și echipamente de uz casnic a făcut-o. posibil de a primi reduceri semnificative pentru volum și, de asemenea, a condus la necesitatea unei contabilizări corecte a consumului de rechizite de birou, care a oferit și economii semnificative.

Exemplul 2.

O mică organizație (afacere editorială) a închiriat mai multe spații într-o clădire de birouri. Reparația localului, alimentarea cu energie electrică, lucrări de instalații sanitare, alimente (cantină) au fost asigurate de către proprietari. Anterior, toate funcțiile administrative necesare erau îndeplinite de către secretar. Și alți angajați au ajutat-o ​​la nevoie. Dar treptat compania a crescut și au fost atât de multe sarcini încât s-a decis introducerea unei poziții speciale pentru această muncă. S-a hotărât repartizarea funcției de director de birou cu următoarele funcții:

• sprijinul curent al activităților în totalitate
• supravegherea muncii unei secretare, curatenie, curier, sofer, manager IT
• interacțiunea (întocmirea contractelor, înregistrarea documentelor contabile primare, monitorizarea plăților) cu terți (furnizori, locatori)
• organizarea lucrului din sala de sedinte
• asigurarea informației interne în companie (pregătirea textelor pentru buletine informative, emiterea unui buletin informativ, proiectarea unui Anunț)

Astfel, vedem că pentru a determina funcțiile și sarcinile blocului administrativ și economic dintr-o companie este necesar:

• analizează starea actuală a companiei, identifică funcțiile lipsă
• determinați obiectivele direcției pe baza obiectivelor companiei
• identifica specificul companiei și impactul acesteia asupra obiectivelor direcției
• identifica blocajele; momente care vă pot împiedica să vă atingeți obiectivele
• calculați fezabilitatea efectuării unor lucrări pe cont propriu sau folosind contractori terți
• determinați cel mai bun format pentru implementarea acestei funcții (un angajat, departament, întreg serviciu)
• rezolva problema subordonării acestei funcţii

Formatul articolului nu oferă ocazia de a examina în detaliu fiecare dintre funcțiile departamentului administrativ și economic, așa că ne vom concentra doar pe două funcții care de obicei primesc o atenție insuficientă. Din experiența noastră, plângerile cu privire la departamentul administrativ și economic apar cel mai adesea cu privire la următoarele aspecte:

• organizarea locurilor de muncă ale angajaților
• îndeplinirea cererilor de reparații minore

Deoarece aceste sarcini sunt clasificate ca fiind interfuncționale, problemele apar cel mai adesea din cauza inconsecvenței acțiunilor diferitelor departamente. În această situație, rolul Biroului Administrativ este de a organiza întregul proces și de a coordona activitatea tuturor serviciilor. Și din moment ce plângerile se referă de obicei la calendarul acestor sarcini, este evident că problemele stau în așa-numita planificare a rețelei. Să luăm în considerare cum să organizăm cel mai bine implementarea fiecăreia dintre aceste sarcini.

Organizarea locurilor de munca

Întrucât noi locuri de muncă în companii nu sunt create în fiecare zi, de obicei nu se elaborează reglementări cu privire la acest proces, iar sarcina este rezolvată în funcție de situație, cel mai adesea în caz de urgență. Dar Regulamentul de organizare a unui nou loc de muncă vă va permite să planificați întregul proces pe hârtie, să înțelegeți cum poate fi optimizat și ce este mai bine să faceți în ce ordine. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile care și-au stabilit obiective de dezvoltare active, care sunt cel mai adesea asociate cu extinderea personalului.

Primul lucru cu care trebuie să începeți această lucrare este să creați o descriere a locului de muncă. Această descriere ar trebui să includă o listă cu mobilierul și echipamentul necesar pentru un loc de muncă tipic. Este posibilă gradarea locurilor de muncă în funcție de nivelul postului (director de top, manager de mijloc, performer) și de specificul activității (prezența vizitatorilor, utilizarea echipamentelor speciale suplimentare sau a inventarului, cerințe speciale pentru temperatura camerei, iluminare etc. ).

În mod ideal, este mai bine să scrieți o fișă a postului pentru fiecare post. Cu toate acestea, acesta este un loc de muncă foarte intensiv în muncă, așa că în prima etapă vă puteți limita la a întocmi o descriere a unui loc de muncă tipic, precum și a locurilor de muncă ale posturilor individuale (specifice). De exemplu, pentru o secretară este important să prevadă un dulap utilitar pentru depozitarea vaselor, a rechizitelor de uz casnic și a alimentelor. Pentru un lucrător de laborator, este important să asigure iluminare suficientă și un anumit regim de temperatură. Pentru angajații care lucrează cu clienții - disponibilitatea zonelor de așteptare pentru vizitatori. Și pentru contabilul șef - un seif.

Să dăm un exemplu de descriere a locului de muncă tipic al unui angajat de birou.

* În Nota documentului propriu-zis, cel mai bine este să indicați coordonatele furnizorului pentru acest articol.

Astfel, dacă este clar în prealabil de ce este nevoie exact pentru a organiza un loc de muncă, atunci este mai ușor să ne gândim la modul de organizare a întregului proces.

Principiul principal în acest caz este de a determina ce este mai bine să aveți în stoc în mod constant (în cazul angajării unui nou angajat) și ce să cumpărați după primirea informațiilor despre plecarea unei persoane noi. De exemplu, este mai bine să aveți o cantitate mică de stoc, mai ales că și angajații care lucrează ar putea avea nevoie de el. Daca spatiul va permite, puteti avea in stoc si mese si scaune. Dar nu merită să păstrați un computer în rezervă - este scump și, cel mai important, un astfel de echipament devine rapid învechit și depozitarea fără utilizare este ineficientă.

Pentru a reduce timpul necesar organizării unui loc de muncă, AO trebuie să aibă informații actualizate despre furnizorii de mobilier și echipamente. Dacă astfel de informații nu sunt luate în considerare și stocate, atunci lucrătorul administrativ va trebui mai întâi să petreacă destul de mult timp pentru a găsi furnizorii necesari și a alege dintre aceștia pe cei care sunt potriviți pentru situația dată.

În general, cel mai bine este să întocmiți o matrice a întregului proces de afaceri de organizare a locului de muncă și să indicați în ea toate departamentele care participă la proces, precum și ce departament ar trebui să facă ce și în ce interval de timp. Acest lucru este cu atât mai important, cu cât puncțiile apar foarte des tocmai din cauza eșecurilor în transmiterea informațiilor.

Să dăm un exemplu simplificat al procesului de afaceri de organizare a unui nou loc de muncă.

Îndeplinirea cererilor de reparații minore

Plângerile cu privire la această problemă apar cel mai adesea deoarece i se acordă atenție în mod rezidual. Informațiile de la angajați nu sunt luate în considerare, implementarea lor nu este planificată și, ca urmare, instrucțiunile sunt uitate și nu sunt îndeplinite. Această problemă poate fi rezolvată relativ simplu.

În primul rând, este necesar să păstrați un jurnal al cererilor și să numiți un angajat responsabil cu monitorizarea constantă a cererilor primite și eliberarea sarcinilor către contractor. Această funcție poate fi îndeplinită chiar de șeful administrației. El trebuie să stabilească frecvența de revizuire a jurnalului și apoi să atribuie sarcini executanților și să monitorizeze implementarea. Este și mai bine să organizați depunerea cererilor electronic.

Formularul de cerere poate fi după cum urmează:

Procedura de procesare a unei astfel de cereri poate fi următoarea:

• Coloanele 1 – 4 sunt completate de solicitant la depunerea cererii.
• Coloana 4 (termenul limită de aplicare) poate fi ajustată de șeful biroului administrativ (sau angajatul responsabil cu distribuirea cererilor) după acordul cu solicitantul.
• Coloana 5 se completează de către șeful biroului administrativ (sau angajatul responsabil cu distribuirea cererilor), după care cererea este transferată antreprenorului.
• După completarea cererii, executorul completează coloana 6 (data scadentă) și semnează cererea de la solicitant, care trebuie să semneze în coloana 7 și să indice calitatea cererii din punctul său de vedere, precum și să indice plângeri, dacă există. .
• După aceasta, cererea completată este transferată șefului biroului administrativ pentru control și depusă într-un dosar, iar datele acesteia sunt luate în considerare pentru stimulente.

Pentru a crește eficiența reparațiilor minore, este important să legați stimulentele pentru lucrătorii administrativi de calitatea și rapiditatea procesării cererilor. O plângere justificată din partea unuia dintre angajați ar trebui să ducă la pedepsirea interpretului.

Pentru a asigura corectitudinea, cel mai bine este să stabiliți standarde de performanță. În acest scop, a lista completa aplicațiile posibile (care pot fi completate conform precedentului) și standardele de implementare sunt stabilite pentru fiecare articol.

Pe aceasta problema standarde standard nu există, așa că fiecare companie își stabilește propriile standarde, pe baza specificului și sarcinilor curente. De exemplu,

Deci, am examinat lista celor mai tipice funcții ale personalului administrativ și economic, influența asupra conținutului acestor funcții a obiectivelor companiei, dimensiunea și specificul acesteia. Și, de asemenea, mai detaliat întrebarea cum puteți construi procesul de organizare a unui loc de muncă și procesul de îndeplinire a cererilor de reparații minore. După cum am arătat, aceste probleme sunt rezolvate prin planificare detaliată și procese de afaceri clar definite, de ex. Este important să se stabilească o procedură clară pentru efectuarea acestei lucrări, să se elaboreze regulamente, să se familiarizeze pe toți cei implicați în implementarea acesteia și să se monitorizeze constant acest proces. Sarcina este pur managerială. În orice activitate, managementul competent crește dramatic eficiența întregului proces, prin urmare trebuie gestionate și funcțiile administrative și economice din organizație, iar aceasta conține o rezervă uriașă pentru dezvoltare.