Визирование документов - это что такое? Правила визирования. Юридические тонкости визирования документов Как визировать документы секретарю на контроль

Новая страница 6

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости - утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

§ Государственным стандартом Респу­блики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§ Примерной инструкцией по делопро­изводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне последнего листа документа (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации (так называемые «отпуски»). Виза оформля­ется по тем же правилам, что и при согласова­нии внутренних документов.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (60), январь 2006 г. Воспроизведение возможно только с

У юристов есть готовый рецепт: «Не знаете, как поступить – поступайте по закону». Но многим из нас, бухгалтеров, не хватает элементарных знаний юриспруденции. Отсюда и правовая безграмотность, ошибки, неумение ориентироваться во множестве требований нормативно-правовых актов и взаимодействовать с контролирующими и правоохранительными органами, выделять основное и второстепенное. Как быть, с чего начинать любому бухгалтеру? С того, что обеспечит ему главное – безопасность деятельности, а именно: с организационных вопросов, которые касаются его непосредственно. А это его полномочия и ответственность! Главному бухгалтеру (бухгалтеру) за свою профессиональную жизнь приходится подписывать множество документов. Какие из них подписываются, а какие просто визируются? Наши публикации в этом номере помогут разобраться, как следует действовать в том или ином случае.

Визирование

Если документооборот в бюджетном учреждении организован правильно, то одним из необходимых этапов создания служебного документа будет его согласование ответственными работниками. Эта процедура более известна как визирование. Поговорим о ней.

Визирование документа – это процесс согласования компетентным лицом проекта документа, составленного другим структурным подразделением или учреждением, которому необходимо соответствующее согласование.

Нередко между работниками бюджетных учреждений возникают споры по поводу необходимости и очередности этого мероприятия. Но больше беспокоят вопросы правомерности и ответственности за визирование документа. В первую очередь пугает перспектива уголовной ответственности за действия, связанные с принятием в дальнейшем незаконных распорядительных решений, которые визировались (подписание договоров, приказов, распоряжений и т. п.), к которой привлекаются преимущественно служебные лица. А это, в частности, такие составы преступлений, как злоупотребление властью или служебным положением (ст. 364 Уголовного кодекса, далее – УК), превышение власти или служебных полномочий (ст. 365 УК), служебная небрежность (ст. 367 УК).

Внимание! Следует различать реквизиты «Подпись» и «Виза». Они имеют разную юридическую силу, по-разному оформляются. Так, виза – это реквизит, который не имеет юридической силы. Он нужен скорее для уверенности и правильного осуществления определенного управленческого действия руководителем бюджетного учреждения, которое является следствием выстроенного им внутреннего контроля в бюджетном учреждении.

Если вы желаете быть уверенными в своих действиях, стоит обратиться к соответствующим правилам.

Основные положения относительно визирования документов указаны в Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 30.11.11 г. № 1242 (далее – Постановление № 1242, Типовая инструкция № 1242), и в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003), утвержденной приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – Стандарт).

Согласно п. 14 Типовой инструкции № 1242 одним из классов управленческой документации, которая обеспечивает организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация, реквизиты которой и порядок их расположения определяются ДСТУ 4163-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», то есть Стандартом.

Пунктом 1.1 Стандарта предусмотрено, что он распространяется на организационно-распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т. п., которые создаются в результате деятельности:

• органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления;
• предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности.

Следует заметить, что согласно п. 2 Постановления № 1242 центральные органы исполнительной власти, Совет министров АР Крым, местные органы исполнительной власти должны разработать в соответствии с Типовой инструкцией № 1242 и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления. В п. 3 Постановления № 1242 рекомендуется органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Типовой инструкцией № 1242. Сам по себе такой документ очень полезен, поскольку позволяет избежать многих вопросов относительно того, «кто, что и зачем визирует».

Таким образом, действующим законодательством предлагается единый подход к ведению делопроизводства в государстве.

Виза – это согласование проекта документа.

Обратите внимание, что именно при проведении оценки: целесообразности создания документа; обоснованности; соответствия законодательству, осуществляется согласование проекта документа. Согласование может осуществляться как в учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, поднятые в документе (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

В соответствии с п. 62 Типовой инструкции № 1242 внутреннее согласование документа оформляется путем проставления визы. Виза согласно требованиям упомянутого пункта Типовой инструкции № 1242 включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, визирующего документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением, в том числе визы.

Согласно п. 5.25 Стандарта визу размещают как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

Визу ставят на экземплярах документов, которые оставляют в организации.

В п. 65 Типовой инструкции № 1242 предусмот­рено, что перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет работник, который создает документ, исходя из его содержания. Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции учреждения. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают согласно компетенции.

Если возникли замечания и предложения к проекту документа, в связи с чем невозможно его согласование из-за несоответствия законодательству, распорядительным документам бюджетного учреждения и должностным инструкциям относительно распределения полномочий и ответственности, нецелесообразности, эти замечания и предложения излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, ему необходимо повторное визирование.

О наличии замечаний должностное лицо (инициатор), которое в соответствии с его компетенцией решает вопросы, поднятые в проекте документа, обязательно уведомляет лицо, подписывающее документ, таким образом, как это определено в инструкции по делопроизводству.

Требования делопроизводства к визированию приказов (распоряжений)

В соответствии с п. 84 Типовой инструкции № 1242 приказы (распоряжения) издаются как решения организационно-распорядительного или нормативно-правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно-хозяйственным или кадровым вопросам.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам подготавливаются и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя учреждения или по собственной инициативе.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) визируются работником кадровой службы, который создал документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов – должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, должностными лицами, которые определены в проекте документа как исполнители задач, содержащихся в нем, руководителем службы делопроизводства, руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, другими должностными лицами, которых касается документ.

Внимание! Юридической службой органа исполнительной власти в соответствии с пп. 3 п. 10 Общего положения о юридической службе министерства, другого органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением КМУ от 26.11.08 г. № 1040 (далее – Общее положение № 1040), или юридической службой (юрисконсультом) предприятия, учреждения и организации согласно пп. 3 п. 11 Общего положения № 1040 обязательно визируются при наличии всех необходимых виз руководителей заинтересованных структурных подразделений проекты приказов нормативно-правового характера, а также приказы по кадровым вопросам (личному составу) и по другим вопросам, определенным инструкцией по делопроизводству учреждения.

Кроме того, юридическая служба органа исполнительной власти в соответствии с пп. 11 п. 10 Общего положения № 1040 согласовывает (визирует) проекты договоров при наличии согласования (визы) руководителей заинтересованных структурных подразделений. Юридическая служба (юрисконсульт) предприятия, учреждения и организации обязана согласно пп. 6 п. 11 Общего положения № 1040 согласовывать (визировать) проекты договоров (контрактов) при наличии виз руководителей заинтересованных структурных подразделений или замещающих их лиц.

Также проекты приказов (распоряжений), которые предоставляются для подписания руководителю учреждения, визируются его заместителем в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Окончательное решение о том, кто и что должен визировать, принимает руководитель с учетом компетенции конкретных должностных лиц, но не обходя при этом требования законодательства, собственные распорядительные документы и утвержденные им должностные инструкции.

Внешнее согласование

В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания приказа (распоряжения) также может осуществляться внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями. Указанное актуально при согласовании приказа об учетной политике бюджетного учреждения главным распорядителем бюджетных средств.

Требования относительно внешнего согласования документов изложены в п. 69 Типовой инструкции № 1242, а именно: внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер (индекс).

Гриф согласования проставляется ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и содержит в себе слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования, например:

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае если содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется Лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Выводы

Очень важно четко соблюдать требования законодательства в части организации бухучета и отчетности, в которой главный бухгалтер бюджетного учреждения играет значимую роль как на этапе представления предложений относительно построения внутреннего контроля (распределение полномочий и ответственности, определение ответственных и материально ответственных лиц, закрепление распорядительными документами должностных инструкций работников и т. п.), так и непосредственно в ходе исполнения им своих полномочий.

Своей подписью на документах, фиксирующих факты осуществления хозяйственных операций, главный бухгалтер подтверждает, что эти операции в бюджетном учреждении осуществлены в соответствии с законодательством. Подпись главного бухгалтера в отчетности является основным инструментом подтверждения достоверности, правильности и законности отраженных в ней хозяйственных операций и является свидетельством его ответственности за составленные документы.

Документы обретают юридическую силу только после того, как их подпишут или согласуют. Но кто имеет право на это? В каком порядке происходит согласование? Виза на документе - это его подписание? Данные вопросы мы и разберем в статье.

Что это такое?

Виза на документе - это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.

Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:

• Пометка должностного лица.
• Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
• Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
• Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
• Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
• Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.

Виза на документе - это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.

Что такое визирование?

Перейдем к следующему термину. Визирование документов - это заверение их официальным лицом путем проставления личной подписи. Последняя удостоверяет, что визировавший ознакомился с содержанием документации и согласен с ним.

Виза на документе - это печать, штамп, личная подпись. Может не только удостоверять согласие с содержанием документа, но и обязывать всех, кому адресована данная бумага, руководствоваться изложенными в ней предписаниями либо непосредственно исполнять их.

Главная цель визирования, согласования документов в том, чтобы устранить обезличивание в разного рода деловых процессах.

При этом надо помнить, что официально слово "визирование" в деловых бумагах употреблять некорректно. Тут уместно применять термин "согласование". В деловой переписке эти слова являются синонимами, однако "визирование" более подходит для неофициальных бесед.

Таким образом, визирование - это согласование документа. Случай, когда исполнитель оформляет деловую бумагу визой (личной подписью, штампом). Выделяются визы согласования, указания, замечания.

Визирование (согласование) документации может быть как внешним, так и внутренним. Рассмотрим особенности этих двух случаев.

Внутреннее согласование

Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.

Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.

Особенности оформления

Разберем теперь критерии визирования документов. Что касается внутреннего согласования, то к визе предъявляются следующие требования:

• Указание должности визирующего должностного лица.
• Его личная подпись.
• Расшифровка последней (фамилия и инициалы).
• Дата подписи.

Если визирующее лицо не согласно с содержанием документа, у него имеются дополнения и замечания к проекту, то все это излагается на отдельном листе. Он также подписывается и прилагается к основному документу.

Виза тут будет оформлена следующим образом:

• Надпись "Замечания прилагаются..."
• Должность.
• Личная подпись ответственного лица.
• Расшифровка (фамилия и инициалы работника).
• Дата согласования документа.

Место визы

Где ставится виза? Тут два случая:

• Подлинник бумаги отправляется из организации. Визу располагают ниже подписи. Или на левом поле последнего листа экземпляра ксерокопии, который будет оставлен в организации.
• Подлинник бумаги остается в компании. В большинстве случаев это внутренняя документация. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинного документа.

Во всех учреждениях обязательно составляют список важнейших документов с указанием лиц, чьи визы необходимы для признания подлинности этих бумаг, придания документации юридической силы. Такой перечень обычно можно найти в приложениях к инструкциям по делопроизводству. Каждый из специалистов данной службы должен четко представлять, без визы каких ответственных лиц документ будет недействительным.

Внешнее согласование

Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:

• Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
• Научно-исследовательские организации.
• Общественные объединения.
• Органы вневедомственного и государственного контроля.
• Вышестоящие подразделения и проч.

Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:

• Протокол обсуждения проекта документации.
• Протокол согласования.
• Гриф согласования.

Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.

Особенности оформления

Если обратиться к порядку визирования документов, мы увидим, что гриф согласования представлен двумя вариациями:

• Согласование с определенным должностным лицом.
• Согласование другим документом. Последним выступает некий протокол, письмо и проч.

Рассмотрим, как оформляется гриф согласования конкретным лицом:

• Должность ответственного лица с наименованием организации, которую оно представляет. Например "Директор школы №1".
• Личная подпись и ее расшифровка (фамилия и инициалы).
• Дата подписания документа.

В случае когда необходимо согласованием другим документом, оформление грифа стандартно следующее:

• СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек).
• Название подтверждающего документа. Например: "Протокол собрания профессионального комитета".
• Дата составления документа.
• Номер подтверждающей документации.

То есть, в конечном виде это будет выглядеть так:

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания профессионального комитета

18.12.2018 №1234.

В случае когда необходимо согласование документа сразу с несколькими организациями, к бумаге прикрепляется отдельный лист для ее визирования.

Виза согласования

Таким образом, нам нужно различать два схожих, но не равнозначных понятия. Это виза согласования и гриф согласования. Рассмотрим их отличительные черты.

Виза согласования характеризуется следующим:

• Определение по ГОСТу: реквизит, который фиксирует согласие/несогласие ответственного лица с содержанием документа.
• Кто уполномочен проставлять? Визу согласования прописывают исполнители (отделы, участвующие в реализации данного документа), заместитель руководителя по соответствующему вопросу, юридический отдел компании.
• Включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату.
• Виза согласования заверяет такие деловые бумаги, как организационные и распорядительные документы, технологические акты, типовые формы внутренней документации, доверенности и договоры.

Гриф согласования

Визирование документов руководителем - не единственный способ их подписания. Рассмотрим теперь отличительные черты грифа согласования:

Ответственные лица

В зависимости от содержания документации может потребоваться ее визирование самыми разными должностными лицами. Представим стандартный список сотрудников, кто уполномочен ставить визу согласования:

• Составители проекта данного документа.
• Исполнители, которым дано составленное поручение.
• Представители юридического отдела.
• Сотрудники службы делопроизводства.
• Главбух.
• При необходимости - другие заинтересованные работники организации.

Сроки согласования

Какие-то определенные сроки визирования документации определить сложно. Для каждого типа деловой бумаги они определяются в индивидуальном порядке. На это влияет следующее:

• Важность данного документа в иерархии деловых бумаг.
• Сложность конкретной документации.
• Количество этапов согласования бумаги.
• Число задействованных в визировании должностных лиц.

Основные правила

В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:

• Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
• Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать "СОГЛАСОВАНО".
• В конкретных случаях вначале прописывают "Имеются замечания", "Замечания прилагаются", "Согласен с учетом замечаний". Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.

Подведем итоги. Виза сама по себе - реквизит документа. Кроме того, она составной реквизит, так как содержит в себе (по ГОСТу) несколько элементов. Какие именно - зависит от способов ее утверждения. Оно может быть внешним и внутренним. Стандартными составляющими визы являются: наименование должности ответственного лица, его личная подпись, расшифровка в виде фамилии с инициалами и дата подписания документа.

ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

подтверждение действия документа, получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Виза оформляется в письменной форме и может скрепляться печатью, штампом.

Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. . Современный экономический словарь. - 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М. 479 с. . 1999 .

Экономический словарь . 2000 .

Смотреть что такое "ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА" в других словарях:

Энциклопедический словарь экономики и права

визирование документа - подтверждение действия документа, получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Виза оформляется в письменной форме и может скрепляться печатью, штампом … Словарь экономических терминов

Эта статья слишком короткая. Пожалуйста, дополнит … Википедия

Визирование - операция по совмещению изображения сетки нитей зрительной трубы с визирной целью. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Проставление подписи на документе официальным лицом, означающее его согласие с содержанием данного документа. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

визирование - Подписание документа должностным лицом, удостоверяющее согласие с его содержание или обязующее всех, кому он адресован, исполнять или руководствоваться изложенным в нем. В. необходимо для устранения обезлички в процессе управления.… … Справочник технического переводчика

Визирование на ориентир - 18. Визирование на ориентир Совмещение оптической оси визирного устройства с направлением на ориентир