Gruparea documentelor. Caracteristici ale formării anumitor grupuri de documente în dosare. Principii generale de formare a cazurilor

În procesul de activitate, firmele primesc și creează număr mare documente. Căutarea și utilizarea rapidă a documentelor este posibilă numai cu clasificarea lor clară, prin urmare, una dintre principalele probleme în organizarea muncii cu documente este elaborarea unui nomenclator de cazuri.

Lista cazurilor este întocmită conform formă unificată, în care fiecare coloană are propriul scop și necesită umplere corectă. Nomenclatorul cauzelor este un document polivalent. Scopul său principal este sistematizarea documentelor, permițând distribuirea documentelor după executarea lor în dosare și determinarea sistemului de stocare a documentelor în instituție. Fiecare caz include documente cu aceeași perioadă de valabilitate, astfel, nomenclatorul cazurilor permite o examinare inițială a valorii documentelor. Indexarea cauzelor, fixată prin nomenclatorul cauzelor, se utilizează la înregistrarea documentelor.

Poate fi folosit și ca schemă pentru construirea unui fișier de referință pentru documentele executate. Nomenclatura poate fi folosită în locul unui inventar la predarea dosarelor cu perioade de stocare de până la 10 ani. La alcătuirea inventarelor pentru fișierele de stocare permanentă și pe termen lung, se folosesc și nomenclatura fișierelor.

Când se studiază structura unei organizații, lista de cazuri este folosită ca material de referință. Pentru întocmirea și executarea acestuia se utilizează documentație normativă și metodologică. S-au dezvoltat instituții de arhivă manuale metodologice privind alcătuirea unui nomenclator al treburilor instituţionale.

Cea mai simplă clasificare a documentelor este gruparea lor în cazuri. Cazurile sunt grupate după următoarele criterii:

· Nominal;
· Întrebări bazate pe subiect;
· Al autorului;
· Corespondent;
Cronologic

Semn nominal- gruparea documentelor de același tip într-un singur fișier (comenzi, protocoale etc.)

Subiect-semn de întrebare - Aceasta este o combinație de documente cu privire la o singură problemă (de exemplu, un proces judiciar sau documente despre construcția unei noi clădiri de învățământ) într-un singur dosar.

semn corespondent - corespondență cu un anumit corespondent (de exemplu, corespondență cu fabrica Novaya Zarya).

Semnul cronologic (documentația contabilă) - este utilizat atunci când primul loc este ocupat de parametrii de timp ai documentelor (rapoarte privind expedierea mărfurilor pentru luna ianuarie).

Nomenclatorul cazurilor ar trebui să fie în fiecare instituție și companie și să acopere toate documentele create în cursul activităților lor. Există trei tipuri de nomenclaturi de caz: individuale (pentru o anumită companie, divizie a companiei), aproximative și standard.

Nomenclaturi tipice și aproximative sunt compilate pentru organizații care sunt de natură similară și sunt obligatorii.

Este întocmit pentru fiecare divizie funcțională a companiei de către persoana responsabilă cu evidența, cu implicarea specialiștilor de frunte ai diviziei. Se agreează cu arhiva și se semnează de persoana responsabilă cu evidența în acest departament.

La firmele mici, nomenclatorul cazurilor se aprobă de către șef, la companiile mari - de către șef de departament.

Compilat în patru exemplare:

· Primul este stocat în serviciul de birouri al instituției sau companiei;
· Al doilea în arhivele statului;
· Al treilea în arhiva departamentală;
· A patra este o copie de lucru.

O listă consolidată de cazuri este întocmită pentru cele mari și reprezintă un rezumat al tuturor listelor de cazuri ale unității.

Nomenclatorul intră în vigoare la 1 ianuarie a următorului an calendaristic. Dacă funcțiile și sarcinile instituției nu se modifică, nomenclatorul convenit anterior este retipărit pentru anul următor cu modificările corespunzătoare și aprobat de șeful instituției. Cel puțin o dată la 5 ani, nomenclatorul este supus modificării și reaprobării. Pe parcursul anului, nomenclatorul de cazuri aprobat poate fi completat cu cazuri noi, neprevăzute pentru cazuri, putând fi precizate perioadele de păstrare pentru cazuri individuale.

Formarea documentelor completate în dosarele organizațiilor se realizează pe parcursul întregului an de evidență în conformitate cu nomenclatorul dosarelor aprobat pentru un an dat. De la începutul anului de birou, copertele de caz trebuie întocmite conform regulilor stipulate în regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor. Forma de acoperire a dosarelor de stocare permanentă și temporară (până la 10 ani) este stabilită și prin GSOT 17914-72 „Acoperire fișiere pentru stocare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice.”

Pe coperta fiecărui dosar deschis în conformitate cu nomenclatorul dosarelor sunt incluse următoarele informații: denumirea organizației, denumirea unității structurale, indexul cazului, titlul cazului, data cazului, perioada de depozitare și articol conform listei. Informațiile incluse pe coperta cazului la începutul anului pot fi clarificate și completate cu date noi. Așadar, abia la sfârșitul anului puteți clarifica titlul și, dacă este cazul, dați un subtitlu dacă s-au format mai multe volume ale cazului. În acest caz, lângă indicele de caz se pot scrie: „volumul 1”, „volumul 2”, etc.

Abia la sfârșitul anului puteți introduce numărul de vulpi și puteți face precizări cu privire la data formării, indicând datele exacte ale primului și ultimului document. La formarea dosarelor în munca de birou, codul arhivistic al cazului nu este indicat pe copertă, care include: denumirea arhivei de stat către care sunt transferate cazurile. depozitare permanentă organizare; numere de fond, inventare, fișiere - aceste informații vor fi introduse după ce fișierele sunt transferate pentru stocare în arhivele organizației.

Numele organizației pe coperta cazului este indicat integral în cazul nominativ, indicând numele complet al organizației căreia îi este subordonată direct (și în cazul nominativ). Dacă o organizație sau o organizație-mamă a adoptat oficial nume prescurtate, atunci acestea sunt indicate între paranteze după numele complet, de exemplu: Comitetul protecţie socială populația Moscovei (Komsotszashchita Moscova). Atunci când numele unei organizații sau unități structurale se schimbă în timpul unui an de evidență sau când un caz este transferat către o altă organizație (diviziune), noul nume al organizației sau al organizației (diviziei) primitoare este adăugat pe copertă, iar precedentul unul este plasat între paranteze. Indexul cazului, titlul cazului, termenul de valabilitate și articolul conform listei se transferă pe copertele cazului din nomenclatorul cazurilor.

Cauza se consideră deschisă dacă în el se depune primul act executiv. Formarea documentelor în dosare ar trebui să fie efectuată fie de lucrători de birou, fie de persoane special desemnate, care cunosc cerințele de bază pentru formarea dosarelor:

· Chitanță documente executive;
· Verificarea corectitudinii proiectării și a prezenței tuturor detaliilor care le asigură forța legală, precum și marcaje care indică finalizarea lucrărilor cu documentele;
· Repartizarea actelor executive în cauze în conformitate cu nomenclatorul cauzei: în cauză se introduc documente care în cuprinsul lor corespund cu titlul cauzei, în timp ce este interzisă gruparea în dosare, a exemplarelor în schiță și dublet, precum și documente care urmează să fie returnate.

O copie a fiecărui document este introdusă în dosar și se pot face doar excepții pentru documentele deosebit de valoroase. Principalele cerințe care trebuie îndeplinite întotdeauna sunt formarea documentelor cu perioade de stocare permanente și temporare în fișiere separate. Dosarul nu trebuie să aibă o grosime mai mare de 4 cm și să conțină mai mult de 20 de coli într-un volum, documentele trebuie să fie amplasate în dosar într-o anumită secvență. În conformitate cu Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor unei organizații, documentele din dosare trebuie să fie aranjate astfel încât conținutul lor să acopere în mod constant anumite aspecte. De obicei, documentele sunt în dosar în ordine cronologică, începând cu documentele anterioare în data și terminând cu cele mai recente. Documentele pot fi aranjate după numerele lor de serie (ordine), care reflectă și succesiunea cronologică. Secvența cronologică inversă este adesea folosită la formarea documentelor în fișiere, când documentul anterior se află la sfârșitul cazului, cel mai târziu este la începutul cazului, de exemplu, la crearea fișierelor personale. Acest lucru asigură ușurința în utilizare și elimină necesitatea de a elimina documentele din dosar atunci când depuneți alt document. La transferul unor astfel de cazuri la depozitare de arhivă sunt rearanjate pentru a oferi succesiunea cronologică obișnuită.

La crearea cazurilor de categorii individuale de documente, se respectă și următoarele reguli:

· Documente administrative sunt formate în cazuri cu aplicații conexe;
· Corespondența este grupată într-un dosar în așa fel încât documentul de răspuns să fie plasat imediat după documentul de solicitare;
· Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează documentelor la care se referă. Aplicațiile cu un volum mai mare de 250 de coli sunt formate într-un volum separat, despre care se face o notă pe document;
· Documentele aprobate sunt întotdeauna generate separat de proiectele lor;
· La generarea anumitor categorii de documente este necesară completarea imediată a inventarului intern al cazului (fișe personale; dosare care conțin documente deosebit de valoroase);
· Cazurile cu contestații ale cetățenilor se formează în ordinea alfabetică a solicitanților. Toate documentele referitoare la un solicitant constituie un grup independent. Solicitările repetate sunt depuse cu acest grup de documente.
· În interior, documentele sunt aranjate în ordine cronologică;

Formarea actelor cauzei începe de la începutul anului de producție. După cum s-a menționat deja, cel mai bine este să utilizați foldere de tip „Corona” pentru arhivarea documentelor. Lucrurile tind să se întâmple în organizații. Format în mod descentralizat. Doar în organizațiile mici este posibilă formarea centralizată a cazurilor de către serviciul instituției de învățământ preșcolar. Cu formarea descentralizată, serviciul DOU asigură siguranța celei mai importante părți a documentelor de management ale organizației, iar documentele rămase sunt formate în divizii structurale. Corectitudinea formării cazurilor este monitorizată de serviciul instituției de învățământ preșcolar, arhiva organizației și arhiva statului. Toate cerințele de mai sus se aplică în primul rând formării cazurilor în mod tradițional.

Documentele executate trebuie să aibă un marcaj care să indice că înscrisul a fost întocmit și trimis la dosar (cerința 28) și introdus la dosar în ziua încheierii executării. Respectarea strictă a acestei reguli simple va elimina pierderea documentelor și va asigura siguranța acestora.

La constituirea unui dosar se introduc în acesta documente care, în cuprinsul lor, corespund titlului cauzei, este interzisă gruparea de copii a documentelor (cu excepția celor deosebit de valoroase); documente care pot fi returnate, în cazuri.

Cazurile se formează în organizații cu evidență centralizată - de către serviciul suport documentație al organizației (DOU), și cu management descentralizat - atât pe unități structurale (persoane responsabile de DOU), cât și de către serviciul DOU al organizației. În același timp, formarea dosarelor se realizează sub îndrumarea metodologică directă a arhivei organizației și, dacă este necesar, a arhivei de stat corespunzătoare.

La formarea carcasei, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:

· documentele de depozitare permanentă și temporară trebuie grupate în dosare separate;

· includeți la dosar câte un exemplar al fiecărui document;

· gruparea documentelor din același an calendaristic într-un dosar; excepții sunt: cazuri de mutare; cauzele judiciare; dosarele personale care se formează pe toată perioada de activitate a acestei persoane în organizație; acte ale organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora, grupuri de deputați, care se grupează în perioada convocării lor; documentele instituțiilor de învățământ care sunt generate în cursul anului universitar; documente de teatru care caracterizează activitățile scenice în timpul stagiunii de teatru; dosare de filme, manuscrise, istorice medicale etc.;

· dosarul nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli, cu o grosime de cel mult 4 cm (dacă fișierul este mai mare, atunci este împărțit în două sau mai multe volume). Grosimea dosarelor cu perioade de stocare de până la 10 ani nu trebuie să depășească 10 cm Dacă în dosar există mai multe volume (părți), indexul și titlul carcasei sunt plasate pe fiecare volum cu adăugarea „T.1. ”, „T.2”, etc.

În cadrul carcasei, documentele trebuie aranjate astfel încât conținutul lor să acopere în mod constant anumite aspecte. În acest caz, documentele sunt localizate în ordine cronologică (intrare - după data primirii, ieșire - după data plecării) sau alfabetic după autori și corespondenți.

Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează la documentele la care se referă. Aplicațiile de peste 250 de coli formează un volum separat , despre care se face o notă în document.

Documentele organizatorice și administrative sunt grupate în dosare pe tip și cronologie cu anexe aferente, ținând cont de următoarele reguli:

· actele, regulamentele, instrucțiunile aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu documentele specificate. Dacă sunt aprobate ca document independent, atunci sunt grupate în cazuri separate;

· comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal;

· comenzile pentru personal sunt grupate în cazuri în conformitate cu termenele stabilite depozitarea acestora. Este recomandabil, în cazul unor volume mari de documente, gruparea comenzilor de personal referitoare la diverse aspecte ale activităților organizației (angajare, concediere și relocare, călătorii de afaceri etc.) în cazuri separate;

· instrucțiunile de la organizațiile de nivel superior și documentele pentru implementarea acestora sunt grupate în cazuri în funcție de domeniile de activitate ale organizației;

· planurile, rapoartele, estimările, limitele, listele de titluri și alte documente aprobate sunt grupate separat de proiectele lor;

· documentele din dosarele personale sunt aranjate în ordine cronologică pe măsură ce sunt primite;

· conturile personale ale lucrătorilor și angajaților conform salariile sunt grupate în cazuri separate și aranjate în ele după alfabetul numelor de familie;

· propunerile, declarațiile și reclamațiile cetățenilor cu privire la problemele activității organizației și toate documentele pentru examinarea și executarea acestora sunt grupate separat de declarațiile cetățenilor pe probleme personale;

· corespondența se grupează, de regulă, pe un an calendaristic și se sistematizează în ordine cronologică, documentul de răspuns se plasează după documentul de solicitare. Atunci când se reia corespondența cu privire la o anumită problemă începută în anul precedent, documentele sunt incluse în dosarul anului curent, indicând indexul dosarului anului precedent. În funcție de specificul activităților organizației, corespondența poate fi grupată și pe an universitar, termen de convocare a organelor alese etc.

Documentele care au servit drept bază pentru emiterea comenzilor (cereri, certificate, acte, note) pot fi grupate separat de comenzi.

Documentația de planificare și raportare (planuri, cereri, devize, rapoarte) se înscrie în dosarul anului căruia îi aparține în conținutul său, indiferent de momentul întocmirii sau data primirii. De exemplu, un raport pentru 2008 ar fi scris în 2009, dar plasat într-un dosar din 2008. În schimb, planul pentru anul 2009 este întocmit în 2008 și înscris în dosarul 2009. Planurile pe termen lung ar trebui să fie legate de an elementar acțiunile lor.

Înregistrarea cazurilor

3.5.1. Formarea dosarelor este gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.

La dosar se introduc documente care, în cuprinsul lor, corespund titlului cauzei, este interzisă gruparea înscrisurilor și dubletei de copii (cu excepția celor deosebit de valoroase), precum și a documentelor care fac obiectul; a reveni, în dosare.

3.5.2. Cazurile se formează în organizații cu evidență centralizată - de către serviciul instituției de învățământ preșcolar al organizației, și cu management descentralizat - atât pe unități structurale (persoane responsabile de instituția de învățământ preșcolar), cât și de către serviciul instituție de învățământ preșcolar al organizației.

Formarea cazurilor se realizează sub îndrumarea metodologică directă a arhivei organizației și, dacă este necesar, a arhivei de stat corespunzătoare.

3.5.3. La formarea carcasei, trebuie respectate următoarele cerințe de bază:

documentele de depozitare permanentă și temporară trebuie grupate în dosare separate;

includeți la dosar câte un exemplar al fiecărui document;

gruparea documentelor din același an calendaristic într-un dosar; excepții sunt: cazuri de mutare; cauzele judiciare; dosarele personale care se formează pe toată perioada de activitate a acestei persoane în organizație; acte ale organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora, grupuri de deputați, care se grupează în perioada convocării lor; documentele instituțiilor de învățământ care sunt generate în cursul anului universitar; documente de teatru care caracterizează activitățile scenice în timpul stagiunii de teatru; dosare de filme, manuscrise, istorice medicale etc.;

carcasa nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli, cu o grosime de cel mult 4 cm.

3.5.4. În cadrul carcasei, documentele trebuie aranjate astfel încât conținutul lor să acopere în mod constant anumite aspecte. În acest caz, documentele sunt aranjate în ordine cronologică (intrare - după data primirii, ieșire - după data plecării) sau alfabetic după autori și corespondenți.

Anexele la documente, indiferent de data aprobării sau întocmirii acestora, se anexează la documentele la care se referă.

Aplicațiile de peste 250 de coli constituie un volum separat, despre care se face o notă în document.

3.5.5. Documentele administrative sunt grupate în cazuri după tip și cronologie cu aplicațiile aferente:

actele, regulamentele, instrucțiunile aprobate prin acte administrative sunt anexe la acestea și sunt grupate împreună cu documentele specificate. Dacă sunt aprobate ca document independent, atunci sunt grupate în cazuri separate;

comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal;

comenzile pentru personal se grupează în dosare în conformitate cu perioadele de păstrare stabilite. Este recomandabil, în cazul unor volume mari de documente, gruparea comenzilor de personal referitoare la diverse aspecte ale activităților organizației (angajare, concediere și relocare, călătorii de afaceri etc.) în cazuri separate;

instrucțiunile de la organizațiile superioare și documentele pentru implementarea acestora sunt grupate în dosare în funcție de domeniile de activitate ale organizației;

planurile, rapoartele, estimările, limitele, listele de titluri și alte documente aprobate sunt grupate separat de proiectele lor;

Formarea unui caz se numește gruparea înscrisurilor executate într-o cauză în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea actelor în cadrul cauzei.*

* GOST R 51141-98 Păstrarea și arhivarea înregistrărilor. Termeni și definiții, s.Z.

După ce documentele sunt executate, acestea sunt plasate în dosarele corespunzătoare și sistematizate în cadrul acestora. Cauza se consideră deschisă din momentul în care apare în ea primul document executat.

Distribuirea corectă a documentelor în dosare este de mare importanță, deoarece asigură o căutare rapidă a documentelor necesare și siguranța acestora.

În prezent, au fost elaborate cerințe uniforme pentru formarea și executarea dosarelor. Acestea sunt prevăzute în Sistemul de management al documentației de stat și în Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale. Procedura de formare, stocare și înregistrare a fișierelor, pe baza standardelor existente, ar trebui să fie consacrată în instrucțiunile de gestionare a biroului organizațiilor specifice, deoarece acest lucru face posibilă luarea în considerare a specificului muncii și documentației acestora.

În organizațiile mici, fișierele sunt compilate și stocate central de către angajatul responsabil cu munca de birou (de exemplu, o secretară). În instituțiile și organizațiile mari, cazurile se formează în unități structurale la locul în care au fost create sau executate documentele. Documentele administrative, corespondența managerilor și cele mai importante documente interne se formează și se păstrează în biroul sau secretariatul conducerii.

Formarea începe la începutul anului calendaristic, când se creează un folder separat (dosar de legare sau dosar de înregistrare) pentru fiecare caz numit în nomenclator.

Lucrările la formarea dosarelor constă în următoarele operațiuni: distribuirea și aranjarea documentelor executate în dosare (cazuri); aranjarea documentelor în cadrul dosarelor într-o anumită secvență; proiectarea huselor carcasei.

Cazurile trebuie tratate în conformitate cu normele existente. Pe copertă sunt afișate o serie de date, oferind o idee despre afilierea documentelor cu organizația, compoziția și conținutul acestora și durata de valabilitate. Numele organizației în întregime și/sau prescurtat dacă este recunoscută oficial este plasat pe coperta fiecărui caz, de exemplu: Universitatea Umanitară de Stat din Rusia - RSUH. Sub aceasta se scrie numele unitatii structurale: Departamentul Financiar, Departamentul Resurse Umane.

Sub denumirea unității structurale este indicat indicele carcasei conform nomenclatorului, de exemplu: Cazul nr. 01-05, unde 01 este indicele unității structurale, 05 este numărul de serie al carcasei din nomenclatură.

La dosar pot fi depuse doar acele documente care sunt prevăzute în nomenclator. Dacă apar documente noi, din acestea se formează un caz independent și denumirea acestuia (titlul) este introdusă în nomenclatorul cauzelor sub un număr de rezervă.

Aranjarea corectă a documentelor în cadrul dosarului este de mare importanță. Timpul necesar pentru a găsi informațiile necesare depinde în mare măsură de secvența în care sunt localizate.

Documentele sunt sistematizate în dosare în conformitate cu anumite principii. Cele mai semnificative și practic cele mai convenabile sunt: întrebare-logică, cronologică, alfabetică, numerotare. Ele pot varia și pot fi combinate.

Cel mai des folosit interogativ Principiul (întrebare-logic), conform căruia documentele sunt plasate în fișiere într-o secvență logică pentru rezolvarea unei anumite probleme. Această sistematizare coincide cu cronologic aranjarea documentelor.

La alfabetic sistematizarea documentelor folosește numele autorilor acestora, numele instituțiilor corespunzătoare, numele unităților administrativ-teritoriale etc.

ÎN numerotare documentele omogene care au numerotare succesivă (protocoale, comenzi, chitanțe, facturi etc.) sunt grupate în ordine.

Documentele administrative (comenzi, instrucțiuni, rezoluții etc.) sunt formate în dosare pe tip de document și pe cronologie (împreună cu anexe). Comenzile pentru principalele activități și personal sunt grupate separat;

Protocoalele sunt grupate în cazuri în ordine cronologică și după numere;

Corespondența se grupează pe o perioadă de un an calendaristic și se sistematizează în ordine cronologică: documentul de răspuns se plasează după documentul de cerere;

Documentele de planificare și raportare ar trebui să fie stocate în dosarele anului la care se referă în conținutul lor, indiferent de momentul întocmirii sau de data primirii lor;

Documentele din rapoarte trebuie plasate în următoarea ordine: notă explicativă, raport, anexe;

Planurile și rapoartele anuale sunt separate de cele trimestriale și lunare;

Documentele financiare monetare (ordine de numerar, rapoarte anticipate, extrase bancare etc.) sunt grupate după număr. Chitantele, facturile etc. sunt aranjate similar;

Documentele din dosarele personale se plasează în următoarea ordine: inventarul intern al documentelor disponibile în dosarul personal; cerere de angajare; chestionar, fișă de evidență a personalului; autobiografie; documente educaționale; extrase din ordine de numire, transfer, concediere; completare la fișa de evidență a personalului; completare la fisa personala de contabilizare a stimulentelor; certificate și alte documente legate de la această persoană(cu excepția certificatelor de rezidență, a stării de sănătate și a altor documente de importanță secundară, care sunt grupate separat de dosarele personale).

În cadrul acestor grupuri, documentele sunt aranjate cronologic. Copii ale ordinelor privind impunerea de penalități, stimulente, schimbarea numelui etc. nu sunt depuse într-un dosar personal, deoarece aceste informații sunt înregistrate în plus față de fișa personală de evidență a personalului.

Conturile personale ale lucrătorilor și angajaților sunt grupate în cazuri independente în ordine alfabetică în cadrul anului calendaristic.

Contestațiile cetățenilor sunt formate în cazuri separate, folosind ordinea de grupare alfabetică.

Alături de principiile sistematizării documentelor, atunci când creați cazuri, trebuie să respectați regulile de bază comune tuturor categoriilor de documente:

Doar documentele executate sunt depuse în dosare. Este interzisă depunerea la dosar a documentelor neîndeplinite, precum și a documentelor supuse returnării;

Fiecare document introdus la dosar trebuie întocmit în conformitate cu cerințele standardelor de stat și ale altor reglementări.* Prin urmare, înainte de depunerea unui document la dosar, trebuie verificată corectitudinea executării acestuia: prezența semnăturilor necesare, a vizelor. , index, date, mărci etc.;

* De bază Reguli de funcționare a arhivelor departamentale, clauza 2.2.3.

Dosarul cauzei cuprinde documente într-un singur exemplar. Ciornele și copiile duplicate nu sunt depuse împreună cu originalele. Singurele excepții pot fi proiectele de documente deosebit de valoroase sau copiile care au mărci, vize etc., care completează conținutul primelor exemplare;

Documentele cu perioade de stocare permanente și temporare sunt grupate în fișiere separate;

Documentele din același an calendaristic sunt grupate în cazuri, cu excepția cazurilor tranzitorii. In plus, categorii separate cazurile au propriile lor caracteristici de formare. Astfel, dosarele personale se formează pe toată perioada de activitate a unei persoane în organizație; treburile organelor alese și ale comisiilor permanente ale acestora se formează în perioada de convocare; documentația instituțiilor de învățământ se întocmește în dosare pe an universitar;

Documentele sunt introduse în dosar cu toate anexele aferente și materialele suplimentare. Dacă aplicațiile sunt mari, ele sunt formate într-o afacere independentă.

Grosimea fiecărei carcase nu trebuie să depășească 30-40 mm, adică aproximativ 250 de coli. Dacă sunt mai multe documente, cazul este împărțit în volume. Numărul de volume ale fiecărui caz este indicat în nomenclatorul cazurilor la sfârșitul anului.

Gruparea corectă a documentelor în dosare și sistematizarea lor în dosar facilitează foarte mult examinarea valorii documentelor, pregătirea documentelor pentru păstrarea și utilizarea ulterioară.

Vezi și:

În cursul activităților lor, companiile primesc și creează un număr mare de documente. Căutarea și utilizarea rapidă a documentelor este posibilă numai cu clasificarea lor clară, prin urmare, una dintre principalele probleme în organizarea muncii cu documente este elaborarea unui nomenclator de cazuri.

Nomenclatorul cazurilor este întocmit după o formă unificată, în care fiecare coloană are propriul scop și necesită completarea corectă.

Nomenclatorul cauzelor este un document polivalent.

Scopul principal al nomenclatorului dosarelor este sistematizarea documentelor, permițând distribuirea documentelor după executarea lor în dosare și determinarea sistemului de stocare a documentelor în instituție.

Fiecare caz include documente cu aceeași perioadă de valabilitate, astfel, nomenclatorul cazurilor permite o examinare inițială a valorii documentelor.

Indexarea cauzelor, fixată prin nomenclatorul cauzelor, se utilizează la înregistrarea documentelor.

Nomenclatorul cauzelor poate fi folosit ca schemă pentru construirea unui dosar de referință pentru documentele executate.

Nomenclatura dosarelor este folosită în locul unui inventar la predarea dosarelor cu perioade de stocare de până la 10 ani.

La alcătuirea inventarelor pentru fișierele de stocare permanentă și pe termen lung, se folosesc și nomenclatura fișierelor.

Când se studiază structura unei organizații, lista de cazuri este folosită ca material de referință.

Pentru alcătuirea și formalizarea nomenclatorului cazurilor se utilizează documentație normativă și metodologică. Instituțiile de arhivă au elaborat manuale metodologice pentru alcătuirea unui nomenclator al dosarelor instituționale.

Cea mai simplă clasificare a documentelor este gruparea lor în cazuri.

Documentele sunt grupate în cazuri după următoarele criterii:

nominal;

corespondent;

cronologic.

Caracteristica nominală este gruparea documentelor de același tip într-un singur fișier - comenzi, protocoale etc.

O caracteristică a subiectului este combinarea documentelor dintr-o singură problemă într-un singur dosar, de exemplu: Un caz judiciar sau Documente privind construcția unei noi clădiri de învățământ.

Un semn de corespondent este corespondența cu un anumit corespondent, de exemplu: Corespondența cu fabrica Novaya Zarya.

Atribut cronologic (documentația contabilă) - se folosește în cazul în care parametrii temporali ai documentelor sunt pe primul loc, de exemplu: Rapoarte privind expedierea mărfurilor pentru luna ianuarie.

Nomenclatorul cazurilor ar trebui să fie în fiecare instituție și companie și să acopere toate documentele create în cursul activităților lor. Există trei tipuri de nomenclaturi de caz: individuale (pentru o anumită firmă, unitate funcțională), aproximative și standard.

Nomenclaturile standard și aproximative ale cazurilor sunt compilate pentru organizații care sunt similare ca natură a activităților lor.

Nomenclatorul standard de cazuri este obligatoriu.

Lista cazurilor este întocmită pentru fiecare divizie funcțională a companiei de către persoana responsabilă cu evidența, cu implicarea specialiștilor de frunte ai diviziei. Se agreează cu arhiva și se semnează de persoana responsabilă cu evidența în acest departament.

La firmele mici, nomenclatorul cazurilor se aprobă de către șef, la companiile mari - de către șefii de departamente.

Lista cauzelor este întocmită în patru exemplare:

primul este stocat în serviciul de gestionare a evidenței instituției sau companiei;

al doilea se află în arhiva statului;

al treilea - în arhiva departamentală;

a patra este o copie de lucru.

Un nomenclator consolidat de afaceri este întocmit pentru firmele mari și reprezintă un rezumat al tuturor nomenclatoarelor de afaceri ale diviziilor.

Cel puțin o dată la 5 ani, nomenclatorul este supus recompunerii și reaprobării. Pe parcursul anului, nomenclatorul de cazuri aprobat poate fi completat cu cazuri noi, neprevăzute pentru cazuri, putând fi precizate perioadele de păstrare pentru cazuri individuale.