Кто может подписать сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо с описью документов образец

В США и странах Европы вместе с резюме принято рассылать сопроводительные письма. В России эта тенденция только набирает обороты.

Сопроводительное письмо призвано передать работодателю кое-какую полезную информацию, которую в рамках резюме писать неуместно.

Не писать сопроводительное письмо вообще - дурной тон. Представьте себя на месте работодателя или HR- менеджера. Вам было бы приятнее получать пустые письма с приложенным резюме, или все же персонализированные письма? В которых к вам обращаются по имени отчеству, указывают, что ваша компания интересна... Думается, что любой человек выбрал бы второй вариант.

Поэтому в выигрыше те, кто все же пишет такие письма. Но чтобы точно выигрывать на фоне других кандидатов, необходимо знать, как правильно написать сопроводительное письмо.

Иногда сопроводительное письмо может сыграть очень положительную роль. Например, в вакансии указано на необходимость опыта работы от 1 года. А вы этого опыта не имеете, но остальным требованиям соответствуете. Правильно составленное сопроводительное письмо, скорее всего, вызовет желание присмотреться к вашей кандидатуре.

Придерживайтесь определенного плана сопроводительного письма.

В теме письма указывайте конкретную должность, на которую вы претендуете. Например: «Резюме на должность менеджера по продажам».
Начать следует с приветствия. Причем адресовано оно должно быть желательно конкретному лицу. Внимательно почитайте описание вакансии - там, как правило, указывается имя и отчество менеджера по персоналу. Пример: «Добрый день, Мария Геннадьевна!». Если так случилось, что вы не можете узнать имя и отчество того, кому направляете резюме, то напишите в теме письма «Менеджеру по персоналу компании *** - резюме на должность менеджера по продажам». А в приветствии напишите просто «Здравствуйте!» или «Добрый день!».
Напишите, откуда вы узнали о вакансии. Это можно сделать следующим образом: «Я узнала о вакансии менеджера по продажам в Вашей компании на сайте ***. Думаю, что Вас заинтересует моя кандидатура, поэтому посылаю вам свое резюме».
Далее кратко опишите ваш опыт работы в аналогичной должности. Если такового не имеется, вы должны написать, почему считаете, что подходите для этой работы. Пример: «Опыта работы в качестве менеджера по продажам я не имею, однако я обладаю всеми необходимыми качествами, которые позволят мне быстро обучиться этой работе: внимательность, коммуникабельность...».
Дайте знать, что Вас интересует именно эта компания и именно эта сфера деятельности. Например: «Я очень заинтересована получить работу в сфере продаж. Ваша компания занимает отличное положение на рынке, поэтому мне хотелось бы работать именно в ней».
Укажите вашу контактную информацию, в частности, номер телефона. Можно также указать, в какое время вам можно звонить.

Запомните самое главное - письмо должно быть индивидуальным для каждой компании, в которую вы посылаете резюме. Поэтому стоит быть внимательным, не перепутать имена и отчества специалистов по персоналу из разных компаний, названия вакансий и другие сведения. И уж тем более недопустимо делать массовую рассылку сразу на несколько электронных адресов.

Стиль сопроводительного письма

Разумеется, ваше сопроводительное письмо должно быть написано в деловом стиле, без просторечных слов, и, тем более, ненормативной лексики. Поскольку предполагается, что вы обращаетесь к конкретному человеку, слово «Вы» и производные от него необходимо писать с большой букву. Недопустимы грамматические, орфографические и пунктуационные ошибки. Проверьте все лишний раз, ведь неграмотное письмо мало кому понравится, а ваше резюме могут даже не открыть. Лучше всего дать прочитать свое письмо другому человеку, возможно, он укажет на то, что можно или нужно подкорректировать.

Не сокращайте слова: это ведь электронное письмо, а не бумажное. Но длина письма не должна быть слишком большой, половина страницы А4 в формате Word - этого будет предостаточно.

Не стоит писать в «приказном» стиле, как например: «Вы обязаны рассмотреть мое резюме, я отличный специалист».

Содержание письма: что стоит писать, а чего не стоит

Абсолютно точно не стоит писать о причинах ухода с прежнего места работы и о каких-либо конфликтах с начальством и коллегами. Пример того, как не надо писать: «Ваша компания очень заинтересовала меня. На прошлой работе мой начальник не оценил моих стараний, я надеюсь, в Вашей фирме мне удастся построить карьеру...».

Если вы перечисляете свои личные качества, не нужно делать это шаблонно. Таких, как вы - ответственных, целеустремленных молодых специалистов с активной жизненной позицией, нацеленных на результат - тысячи. Лучше придумайте что-нибудь более оригинальное (в рамках разумного), но правдивое. Может быть, ваш конек - умение находить общий язык с людьми, хорошая память, вежливость.

Не нужно писать о своих увлечениях, равно как и в самом резюме. Это лишнее.

Никогда не пишите, что ваша мечта - взлететь вверх по карьерной лестнице. Нужно быть скромнее: напишите, что ваши навыки будут полезны компании.

Перед тем, как указать свои контактные данные, можно написать о вашем желании пройти собеседование и рассказать о себе подробнее.

Пример сопроводительного письма

Здравствуйте, Ксения Сергеевна!

С сайта ***я узнал о том, что в Вашем банке открыта вакансия кредитного специалиста. Я полагаю, что моя кандидатура может заинтересовать Вас.

Я не имею опыта работы кредитным специалистом, но ранее уже работал в банковской сфере операционистом. Я понимаю специфику работы в банке, и моя способность к быстрому обучению позволит мне справиться с работой кредитного специалиста.

Я бы хотел развиваться именно в банковской сфере. Ваш банк - один из самых крупных и успешных банков, поэтому мне интересна работа именно в нем.

Думаю, что мои навыки могут быть полезны Вашему банку. Прилагаю к письму свое резюме. Я готов пройти собеседование, чтобы рассказать о себе подробнее.

Мой контактный телефон - ***, звонить мне можно с 9 утра до 9 вечера.

Видео

Ознакомьтесь с полезным видеоматериалом.

Многие документы, отправляемые посредством почты, содержат сопроводительное письмо. В данной статье мы подробно рассмотрим его назначение, правила оформления и примеры.

Из данного материала вы узнаете:

что такое сопроводительное письмо к документам;
как оформить сопроводительное письмо к документам;
опись приложенных документов.

Что такое сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо является обязательным атрибутом при необходимости отправки пакета документов. Оно имеет сразу несколько назначений.

Подтверждение факта отправки. Сопроводительное письмо к документам регистрируется в исходящих документах компании и имеет соответствующий номер. Таким образом, факт отправки документов фиксируется на основании данного письма. Более того, адресат также фиксирует данное письмо и пакет документов, приложенных к нему.

Перечисление приложенных документов. Каждое сопроводительное письмо о направлении документов должно содержать их полный перечень и количество экземпляров.

Инструкция по обращению с документацией. Важно понимать, что при отправке документов часть из них может быть возвращена. В таком случае в сопроводительном письме следует указать, какие действия необходимо выполнить: ознакомиться с документами, согласовать, заполнить, подписать и оставить или отправить обратно. Напомним, что дополнительно для данных целей можно использовать специальные штампы.

Для начала необходимо заполнить адресную часть. В ней указывается наименование, название, адрес компании, фамилия и инициалы сотрудника и его должность (если документы отправляются конкретному человеку). Далее необходимо указать дату и номер исходящего документа.

Первая часть содержания письма должна представлять собой сообщение о направлении документов. Она начинается со слов: «Направляем вам …», «Представляем вам …» и т.д. После этого можно указать цель отправки документов (для ознакомления, заполнения, согласования и т.д.). Если к письму прикреплен один документ, то его можно указать в данной части, если несколько – можно использовать понятие «пакет документов», состав которого будет раскрыт ниже.

Вторая часть содержания состоит из конкретных задач по работе с документами. К примеру, она может содержать инструкцию о том, какие экземпляры нужно вернуть, какие требуют подписи и т.д.

Как видно из примера, сроки исполнения документов можно также указать в сопроводительном письме.

Самым важным этапом в оформлении сопроводительного письма является отметка о наличии приложений. Отметка ставится после окончания текста письма не ниже, чем через 2–3 строки. Отметка должна содержать наименование документа, количество приложенных экземпляров и количество листов.

Отметка о приложении должна иметь полный перечень прилагаемых документов, количество экземпляров и листов. Если приложенные документы сброшюрованы или подшиты между собой, то количество листов указывать не требуется (указывается лишь количество экземпляров).

Также следует понимать, что при указании наименования прикрепленных документов в тексте сопроводительного письма, указывать их повторно в приложениях нет необходимости. В данном случае просто указывается наличие приложения (приложение 1,2 и т.д.), количество листов и экземпляров.

Опись приложенных документов

Существует вероятность, что количество приложенных к сопроводительному письму документов может быть настолько велико, что отметка о их приложении не входит на лист письма. В таком случае рекомендуем составить опись приложенной документации на отдельном листе. При составлении описи, состав пакета документов, прикрепленных к письму, указывается в ней. В отметке о приложениях в сопроводительном письме указывается опись приложенных документов и количество листов. Оформляется это следующим образом:

Приложение: согласно описи на 2 л.

После реквизита «Отметка о наличии приложений» следует реквизит «Подпись» сотрудника, составившего письмо.

Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

Подтверждает факт отправки документов. В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт.
Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: поставить подпись, скрепить печатью, внести изменения и вернуть отправителю и т. д.
Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным.

В каких случаях без этого документа не обойтись?

при деловых взаимоотношениях с контрагентами и партнёрами (документооборот здесь неизбежен);
при уточнении налоговой декларации;
при подаче иска в арбитражный суд;
при обращении в банк (в некоторых случаях).

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Зачем нужно письмо государственным служащим?

Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить.

В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации. Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений (или даже приложить копии самих платёжек). В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать.

При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов – выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.п. Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка.

Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения (например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. д.). Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Структура такова:

наверху (в шапке) указываются должность, сведения о фирме (или о территориальном государственном органе) и ФИО получателя и отправителя;
ниже проставляется дата составления и номер документа, а затем пишется заголовок;
в содержательной части следует обращение к адресату;
затем – список приложений;
в самом низу – должность, подпись и фамилия с инициалами отправителя.

Полный список реквизитов выглядит так:

наименование вашей организации (полное и сокращённое);
справочные данные о фирме;
код организации;
ОГРН/ИНН;
регистрационный номер письма;
сведения об адресате (не такие полные, как о вашей фирме – достаточно указать должность, название организации и ФИО);
дата;
заголовок;
подпись;
отметки об исполнителе и наличии приложений.

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

сообщение о направлении документов;
просьба о своевременном ответе (или об ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра – исходя из цели отправки бумаг).

Текст послания начинается со стандартных фраз:

«высылаем Вам»;
«представляем Вам»;
«направляем Вам».

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»;
«Просим Вас как можно скорее ознакомиться с высланными актами и сообщить о своём решении»;
«Прошу направить ответным письмом один экземпляр надлежащим образом оформленного…»;
и т. д.

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

При составлении письма придерживайтесь следующих принципов.

Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо. Инструктируйте получателя максимально конкретно. Не нужно писать что-то в духе «Пожалуйста, подумайте, что с этим можно сделать». Должна быть ясная цель – подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС.
После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Но все комментарии такого рода должны быть «по делу», то есть касаться только отправляемых документов. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.
Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. В таких случаях к соответствующему приложению можно сделать отметку, например «Приложение 3: на 5 л. в 2 экз. только во второй адрес».
Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.

Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов – на службу делопроизводства.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

партнёр присылает вам договор поставки (к примеру);
этот акт вы размещаете в деле «договоры поставки»;
а письмо к нему отправляете в дело «сопроводительные письма к договорам поставки».

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

Направляя контрагентам документы, необходимо прикладывать к ним сопроводительное письмо. Неважно, состоите ли вы в , отправляете все или курьером. Сопроводительные письма удобны и вам, и адресату. Чем именно?

Во-первых, в этом письме описано содержимое всего пакета ваших документов. Никто не сможет сказать, что не отправлял чего-то или не получал.

Во-вторых, канцелярии крупных компаний попросту не принимают документы без сопроводительных писем.

В-третьих, вы регистрируете у себя это письмо как в едином реестре. Искать один документ по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг.

В-четвертых, адресат регистрирует это письмо у себя как , что является подтверждением того, что он принял документы, а значит, несет за них ответственность.

В-пятых, создания сопроводительного письма к документам требуют правила деловых коммуникаций. Вы же не хотите показаться невеждой в области делового этикета?

Сопроводительное письмо оформляется на и подписывается руководителем предприятия, направления, либо начальником структурного подразделения.

Адресат пишется так же, как и в стандартном деловом письме:

Генеральному директору ЗАО «Шмель»

Д.Д. Сотникову

ООО «Дымок»

Главному бухгалтеру

С.В. Прекрасной

Тема уже известна: Сопроводительное письмо , или О направлении документов , или более конкретно О направлении схемы №546-ПСА-12а.

Обращение – тоже стандартное, называем адресата по имени и отчеству:

Уважаемый Виктор Иванович!

Текст сопроводительного письма пишется в , он предельно короток, прост и строится по следующей схеме:

Направляем – что направляем – примечание

Например:

Направляю Вам для согласования проект строительства №67388-Р-О-74743. Прошу рассмотреть его в возможно короткие сроки. Обращаю Ваше внимание, что пакет строительной документации носит конфиденциальный характер.

Высылаю Вам для рассмотрения разногласий к договору оказания услуг между ООО «Василек» и ОАО «Ромашка». По всем вопросам прошу обращаться к юрисконсульту Жесткову Н.Л. по телефону 987-65-43.

По Вашему запросу представляю Вам для рассмотрения информационные материалы по продукции ООО «Шоколадка».

В сопроводительном письме уделяется особое внимание, фактически это главная часть этих писем. Четко и скрупулезно здесь перечисляется весь пакет направляемых документов.

Подпись оформляется как обычно.

Указывается обязательно: у адресата сообщения должен быть надежный канал обратной связи с вами.

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:

Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;

Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;

Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

Наименование организации;

Справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:

Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.

С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:

С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:

Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:

Сообщение о направлении документов (обязательная);

Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).

Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:

Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:

Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:

Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:

Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:

Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».

Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:

■ Прочие реквизиты

Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся:

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Отметка об исполнителе.

Факультативными реквизитами в данном случае являются:

Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

РЕЗЮМЕ

1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.